O que é departamento pessoal e qual sua importância?

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Responsável por gerenciar questões burocráticas na relação de empregado e empregador.
Responsável por gerenciar questões burocráticas na relação de empregado e empregador.

Todos os setores em uma empresa são vitais para o seu pleno funcionamento, mas é inevitável que exista alguns deles que se mostram ainda mais importantes e necessários dentro de uma organização.

Entre elas está o Departamento Pessoal, uma área especializada dentro das empresas para organizar e fiscalizar a gestão de funcionários da corporação.

Muitos podem acabar a confundindo com a administração de recursos humanos, ou apenas RH, como costuma ser conhecida, mas, apesar de ambas trabalharem de maneira próxima, suas principais funções e objetivos acabam sendo diferentes.

O que é departamento pessoal?

O departamento pessoal da empresa é o responsável por gerenciar questões burocráticas na relação de empregado e empregador, começando do momento da admissão, passando por todo o tempo em que o profissional se mantiver na empresa, e englobando todos os trâmites após uma demissão.

São os profissionais desse setor que irão gerenciar a folha de pagamento de cada colaborador da empresa, organizar, calcular e realizar os pagamentos de benefícios como férias, décimo terceiro salário e FGTS, entre tantos outros itens.

Responsável por gerenciar questões burocráticas na relação de empregado e empregador.

Como um todo os profissionais dessa área são aqueles que garantem que as leis trabalhistas estão sendo respeitadas, que horários, funções e dias trabalhados estão sendo registrados e uma série de outros fatores burocráticos, e essenciais para que a empresa não tenha problemas financeiros e legais.

Existe diferença entre DP e RH?

O Recursos Humanos é conhecido por também ser um setor que cuida da gestão de funcionários dentro de uma empresa, sendo inclusive parte integrante de algumas funções pertencentes ao Departamento Pessoal.

Entretanto, os dois setores não devem ser confundidos, por mais que o trabalho de ambos possa, e muitas vezes deva, ser feito de forma colaborativa e integrada.

Um setor que cuida da gestão de funcionários dentro de uma empresa.
Um setor que cuida da gestão de funcionários dentro de uma empresa.

Enquanto o DP cuida da parte burocrática da gestão o RH possui um viés mais humano, onde análises comportamentais, estudos com base em conhecimentos e padrões de personalidade, treinamentos de habilidades, entre tantas outras coisas, serão o centro de suas ocupações.

Em resumo, a maior diferença entre os profissionais de ambas as áreas está no fato de que, enquanto o departamento pessoal lida com documentos, números e fatores exatos, muitas vezes pautados pela lei, os recursos humanos lidam com questões humanizadas, pautadas por fatores comportamentais e psicológicos.

Como o departamento pessoal funciona?

O trabalho feito dentro do setor de departamento pessoal é repleto de registros, cumprimento de datas e planejamento para permitir que tudo ocorra dentro dos prazos e de acordo com as leis vigentes.

Como exemplo podemos citar o fato de que é essa área que fica responsável pela comunicação da empresa junto aos órgãos oficiais e fiscais, o que significa que documentos, relatórios e itens semelhantes, que são obrigatórios a todas as empresas para se manter em dia com o governo, serão de responsabilidade do departamento pessoal.

Responsável pela comunicação da empresa.
Responsável pela comunicação da empresa.

Sendo assim, eles precisam estar sempre atentos às datas onde esses documentos precisam ser enviados, qual o formato de cada um deles, informações que devem estar contidas e todo e qualquer outro detalhe relevante.

O mesmo vale para a organização de tudo mais que rege a gestão dos colaboradores do local, seja nas datas que um funcionário irá tirar férias, nos documentos necessários na admissão e demissão de outro ou em momentos inesperados, como o atestado por doença de um profissional, e o que fazer a seguir.

Será também o departamento pessoal que irá registrar e fazer o controle de horas extras, entrada e saída dos funcionários.
Será também o departamento pessoal que irá registrar e fazer o controle de horas extras, entrada e saída dos funcionários.

Tudo precisa ser registrado, organizado e despachado da forma correta e nas datas previstas para que a empresa continue a funcionar corretamente e não encontre problemas mais graves no futuro.

Quais são as funções do departamento pessoal?

Existem uma série de procedimentos burocráticos dentro de uma empresa, alguns deles que podem ou não serem feitos através de trabalhadores terceirizados, como por exemplo a folha de pagamento, que pode ser feita através de escritórios de contabilidade externos.

Mas, como um todo, tudo aquilo que está conectado a gestão de funcionários pode ser feito pelo departamento pessoal.

DP será aquele que cuidará da documentação após a escolha.
DP será aquele que cuidará da documentação após a escolha.

Entre suas funções principais, e também mais conhecidas, está a contratação e demissão de profissionais. Esse é um ponto que acaba confundindo alguns, já que a contratação também costuma estar na lista de funções daqueles que integram o RH.

De fato, ambos estão responsáveis por esse procedimento; no entanto, enquanto que o RH cuida das entrevistas, análise, triagem e escolha dos candidatos, o DP será aquele que cuidará da documentação após a escolha, incluindo exames médicos, assinatura na carteira de trabalho e recolhimento dos dados para disponibilização dos benefícios.

Será também o departamento pessoal que irá registrar e fazer o controle de horas extras, entrada e saída dos funcionários nos horários corretos, fiscalização para ter a certeza de que estão realizando a jornada de trabalho dentro da lei e de acordo com seu contrato de trabalho e sua frequência no ambiente de trabalho.

Controle de entradas, saídas e hora extras.
Controle de entradas, saídas e hora extras.

Em casos em que o colaborador precisa apresentar um atestado médico, ou mesmo tirar uma licença do trabalho, será o DP quem ficará responsável por organizar todos os trâmites, e até mesmo contratar um funcionário temporário se necessário.

Além das licenças eles são responsáveis também por garantir que as férias anuais, um direito de todo trabalhador, estão sendo dadas da forma correta, mas de forma a evitar problemas nas equipes e não atrapalhar o cronograma da empresa.

Por último, mas não menos importante, será o departamento pessoal que irá cuidar da folha de pagamento dos funcionários e representar a empresa junto a órgãos oficiais e fiscais, garantindo que tudo está sendo feito de acordo com a lei trabalhista brasileira.

Qual a importância do DP dentro da empresa?

Os trâmites burocráticos aos quais o departamento pessoal é responsável são justamente aqueles que garantem que tanto os direitos dos colaboradores estão sendo respeitados, quanto que seus deveres para com a empresa também serão.

Isso significa que cabe a esses profissionais garantir que cada procedimento seja feito da maneira correta, dentro do prazo correto e realizando todos os pagamentos de acordo com os valores estabelecidos por lei ou acordo entre as partes interessadas.

Cuidado que evita que a empresa acabe sendo processada no futuro.
Cuidado que evita que a empresa acabe sendo processada no futuro.

É esse cuidado que evita que a empresa acabe sendo processada no futuro por funcionários que tiveram seus direitos desrespeitados, ou de se complicar com a justiça por não respeitar suas obrigações com o governo.

Além disso, o controle e organização que o DP estabelece no cotidiano da organização, impede que problemas surjam por falta de funcionários, equipes desfalcadas por parte dela sair de férias ao mesmo tempo, sobrecarga sobre colaboradores por excesso de horas extras, entre tantas outras questões.

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Sergio Mizusaka
Sergio Mizusaka é co-fundador da StrategyBox e COO da empresa. É formado em Administração de Empresas, com MBA em Gestão de Negócios, Inovação e Empreendedorismo pela USP e possui certificação de Coach em PNL pela The Society of NLP. Com um histórico diferenciado e mais de 20 anos de experiência executiva na prestação de serviços, Sergio possui excelentes habilidades operacionais e de desenvolvimento de produtos, sempre focado nas necessidades dos clientes e na otimização das operações para melhoria da qualidade do serviço. Sua visão de negócio e grande capacidade de engajamento das equipes que lidera vem contribuindo muito para o crescimento da StrategyBox e sua liderança no mercado de premiação, incentivo e reconhecimento.