10 Cuidados ao Adotar os Cartões Corporativos

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Cuidados ao Adotar os Cartões Corporativos
Cuidados ao Adotar os Cartões Corporativos

Dispor das facilidades de um cartão de crédito é muito vantajoso, mas é preciso cautela e tomar alguns cuidados ao adotar os cartões corporativos.

Sendo um benefício muito eficiente, capaz de centralizar e organizar toda a informação orçamentaria, o cartão corporativo também permite a realização de ações com maior previsibilidade e tranquilidade.

O produto promove transparência e agilidade no reembolso para colaboradores em razão de ações em prol da organização e um crédito fácil e controlável quando e se necessário.

Mas é preciso estar ciente que não existem apenas facilidades. Ao optar por fazer o uso do cartão corporativo é preciso tomar alguns cuidados, Nada que impossibilite o uso, mas que devem ser considerados evitando experiências ruins e situações complexas.

Confira então 10 cuidados ao usar o cartão corporativo.

Vantagens VS Desvantagens do cartão corporativo

Antes de falarmos dos principais cuidados ao adotar os cartões corporativos, vamos entender um pouco sobre as vantagens e desvantagens deste benefício.

De antemão, saiba que o cartão corporativo vale sim a pena, mas tem seus pontos positivos e negativos. Neste caso os positivos se sobressaem com muita folga.

Vantagens

Dispor de um cartão corporativo, pré-pago ou pós-pago, possui diversas vantagens como, por exemplo, custear almoços, jantares e cafés com clientes da empresa ou também cobrir despesas com viagens de trabalho realizadas por colaboradores e executivos.

Outra e talvez a mais eficiente é a transparência e facilidade para o departamento financeiro justificar e entender os gastos da organização. Uma vez com a fatura em mãos, ou a possibilidade do acompanhamento online em tempo real, organizar e gerir o fluxo de caixa fica muito mais simples e fácil.

Além disso, normalmente, o cartão corporativo possui taxas menores, até mesmo ausência de anuidades, diferenciando-se dos cartões para pessoa física.

Desvantagens

Uma das maiores desvantagens, mas contornáveis, são os usos indevidos do cartão corporativo. Assim como é comum o uso do cartão pessoal na empresa, o contrário também acontece.

Esse fator acarreta diversos problemas orçamentários, prejudicando o fluxo de caixa e salientando as possíveis inconsistências em relação ao que foi gasto.

Mas esse problema é facilmente contornável, pois basta a implementação de uma boa e eficiente política de uso do cartão corporativo.

Outra desvantagem que deve ser muito bem analisada junto à área financeira é a fatura final, que reúne os gastos de todos os setores, podendo gerar valores muito altos. E, caso não ocorra o débito da fatura, os juros também costumam ser abusivos, prejudicando a saúde financeira da organização.

Cuidados ao adotar os cartões corporativos

Como mencionado anteriormente, dispor de um cartão corporativo tem diversas vantagens desenvolvidas para facilitar a vida das empresas, mas é preciso agir com cautela e ser rigoroso quanto ao gerenciamento do mesmo.

Confira abaixo 10 cuidados ao adotar os cartões corporativos na sua empresa. Ao entender esses cuidados simples, ficará mais fácil usufruir do benefício sem dores de cabeça.

1. Uso inadequado do cartão

O cartão de crédito pós-pago corporativo disponibiliza inúmeras comodidades, mas também torna-se fácil extrapolar o orçamento da organização, resultando em dívidas ou em gastos totalmente inesperados e incompatíveis com as possibilidades da organização.

Uso inadequado do cartão corporativo
Uso inadequado do cartão corporativo

Isso é resultado do uso indevido do cartão por parte dos detentores do mesmo ou uma política de uso ruim, além da falta de uma boa definição do teto de gastos por parte da organização.

Este inconveniente é facilmente evitável. Basta investir em uma boa política de uso do cartão, bem como em uma rigorosa fiscalização e punição a quem desrespeitar as regras definidas pela empresa.  

2. Pontualidade nos pagamentos

Assim como um cartão para pessoa física, os cartões para PJ possuem suas próprias taxas e, no caso do cartão corporativo, estas costumam ser muito altas caso venha acontecer a inadimplência dos encargos do mesmo.

Pontualidade no pagamento do cartão corporativo
Pontualidade no pagamento do cartão corporativo

Ao realizar compras, cobrir custos de viagens, almoços e jantares, por exemplo, é fundamental se atentar à data de fechamento da fatura do cartão, bem como se estes gastos poderão ser honrados.

Estar em completo acordo com à área financeira tende a contribuir para que o pior não venha acontecer e o endividamento ou desfalque do caixa da empresa não ocorra.

3. Defina onde o dinheiro será usado

Normalmente, a fatura do cartão corporativo nos mostra onde, quando e como o cartão foi usado, mas isso costuma auxiliar apenas na prestação de contas ou na organização orçamentária.

No entanto, não garante que o mesmo será usado em funções que gerem lucros para a organização, como num almoço de negócios, visto que havendo a falta de regras o uso pode ser indiscriminado.

Definição do uso do cartão
Definição do uso do cartão

Dessa forma, é necessária a criação de regras claras de como, quando e onde o valor disponível em crédito poderá ser usado. Isso evita problemas financeiros e passa a cumprir seu papel que é facilitar a vida de quem o usa.

Vale lembrar que, muito mais importante do que criar regras, é de fundamental importância garantir o cumprimento rigoroso das mesmas. Realize reuniões e envie as diretrizes para todos que recorrem ao benefício, garantindo o entendimento das mesmas.

4. Tenha prioridades

Toda empresa tem seus gastos, podendo ser altos ou baixos, no entanto, deve ficar claro que nem todos os gastos podem ser cobertos pelo cartão corporativo.

Defina prioridades
Defina prioridades

Sendo assim, ter ciência de quais são os gastos mais importantes ou mais recorrentes, pode ajudar a priorizar o que é mais importante e faz sentido naquele momento.

Conte com o apoio da área financeira para entender quais as necessidades mais cruciais da organização para o uso do cartão corporativo, evitando e reajustando outros gastos que podem se tornar um problema.

5. Faça um planejamento financeiro

Pode parecer um pouco redundante quando falamos que é fácil perder o controle dos gastos com o cartão pessoal. Porém com o cartão corporativo não é muito diferente.

Diante disso, manter um controle das despesas da organização é fundamental. Deve-se saber exatamente quanto se quer usar do crédito e se estes valores podem ser cobertos pela organização.

Planejamento financeiro
Planejamento financeiro

Este cuidado é um dos mais importantes, pois pode definir como será a sua experiência com o cartão corporativo. Tornar a prestação de contas algo recorrente e promover uma boa gestão orçamentária garantirão o uso saudável do cartão corporativo.

Além disso, torne a revisão uma tarefa constante do seu departamento financeiro, garantindo que seja possível aperfeiçoar e remanejar as despesas do cartão da empresa.

6. Guarde todos os recibos

Muito mais importante do que apenas anotar os valores utilizados no cartão corporativo, são os comprovantes que irão mostrar como, quando e onde esses valores foram utilizados e, principalmente, por quem.

Recibos de comprovação de gastos
Recibos de comprovação de gastos

É comum acontecer erros em cobranças, sendo preciso apresentar os comprovantes para ser possível corrigir a situação.

Outro benefício de fazer o armazenamento destes registros é que só assim você poderá ter certeza que o crédito foi utilizado exclusivamente para custear operações da empresa.

Garanta que em sua política de uso do cartão corporativo esteja claramente indicado a apresentação dos comprovantes de uso, evitando surpresas desagradáveis.

7. Fiscalize

Por mais que você disponha de um setor financeiro eficiente, conseguir ter certeza de que os valores orçados estão sendo respeitados é extremamente importante.

Fiscalize os custos corporativos
Fiscalize os custos corporativos

É comum que em uma empresa mais de uma pessoa use o cartão, logo se torna-se complicado avaliar e classificar os gastos de cada um. Portanto, direcionar alguém para fiscalizar como estão sendo atribuídos os valores do cartão pode evitar desordens financeiras.

Designar um profissional que mantenha tudo em ordem vai facilitar a organização e a manutenção do fluxo de caixa. 

Este profissional deve fazer desde a coleta de recibos até mesmo o pagamento do cartão, bem como elaborar relatórios periódicos acerca dos valores utilizados no cartão corporativo.

8. Despesas em moeda estrangeira

Em algumas empresas, é necessário o investimento em viagens internacionais, aquisições de equipamentos, softwares, treinamentos e outros produtos provenientes do exterior.

Despesas de moedas estrangeiras
Despesas de moedas estrangeiras

Desta forma, antes de realizar tais investimentos é preciso avaliar, junto ao setor financeiro, as tramitações cambiais e as demais taxas sobre produtos, serviços e moedas.

Dado que o cartão corporativo é utilizado por membros da equipe, faça reuniões ou comunicados alertando sobre compras de tais formatos. Sobretudo, considere a elaboração de relatórios e comprovações da necessidade de tais investimentos.

9. Conciliação contábil

Garantir que a conciliação contábil seja realizada com total clareza é de grande importância. Isto porque esta é uma atividade muito importante para o gerenciamento eficaz do orçamento da empresa.

Conciliação contábil
Conciliação contábil

Com o objetivo de evitar qualquer erro no valor lançado ou que algum débito indevido aconteça, garanta a conciliação contábil.

Esta é uma importante tarefa na comprovação e confiabilidade dos dados orçamentários atribuídos as operações da organização.

A conciliação contábil nada mais é que comparar os valores que você possui em seu controle com valores externos, como pagamento de clientes e transações bancárias.  

10. Estabeleça uma política de uso do cartão

Já citamos a necessidade de uma boa política de uso do cartão corporativo diversas vezes ao longo deste texto, mas vamos reforçar um pouco mais o assunto.

Estabeleça uma política de uso do cartão
Estabeleça uma política de uso do cartão

A definição de direitos e deveres relacionados ao crédito corporativo é muito importante, pois é ele que delimita até onde o cartão pode ou não ser usado.

Além disso, essa política garante que o mesmo será usado da forma correta e totalmente em benefício das ações administrativas da organização.

Esses cuidados evitarão possíveis fraudes ou desordens no caixa da organização, sem provocar danos à empresa ou ao usuário do cartão.

Conclusão

Possuir um cartão corporativo tem muitas vantagens, permitindo uma centralização dos gastos, clareza orçamentária e praticidade para quem usa e para quem gerencia.

No entanto, não dispensa cuidados, principalmente para que este benefício não se torne uma dor de cabeça e acabe prejudicando a empresa.

Seguindo todos esses cuidados ao adotar os cartões corporativos em sua organização, sua experiência com o cartão corporativo pré-pago ou pós pago, será excelente.

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Ana Famá é empresária e CEO, que atua e dirige uma das empresas mais bem-sucedidas de Incentivos, Reconhecimento e Programas de Fidelização no Brasil - a StrategyBox. Atuando na área há mais de 20 anos, já desenvolveu programas e campanhas para todos os segmentos e tamanho de organizações. Ana se formou em Administração de Empresas pela Fundação Armando Alvares Penteado (São Paulo, Brasil), com especialização na Eastern Illinois University (Charleston, IL). Em 2004, conquistou seu Mestrado em Administração de Empresas pela USP - Universidade de São Paulo, e é também conselheira formada pela FDC.