Quanto custa contratar um funcionário?

Você sabe dizer quanto custa contratar um funcionário em uma empresa nacional? Aqui vai um pequeno spoiler: custa mais que somente o valor do salário bruto.

Você sabe quanto custa contratar um funcionário no nosso país? Bem, essa é uma das perguntas mais frequentemente feitas pela internet. 

Mas é bom que fique ciente de que é um valor bem acima de somente do salário bruto. O Brasil conta com alguns dos maiores custos de mão de obra, encargos e impostos sobre a folha de pagamento.

Quer saber quanto custa contratar um funcionário? Continue a leitura para saber!

Quanto custa contratar um funcionário?

O ponto de partida para dar uma guinada no seu negócio e começar a compor um quadro de colaboradores é compreender quanto custa contratar um funcionário. Somente assim você conseguirá colocar sua empresa na rota do crescimento.

O problema é que responder a essa pergunta pode ser complicado, já que o Brasil é um dos países com a legislação trabalhista mais complexa do mundo, por isso, não são poucas as dúvidas em relação a cálculos trabalhistas.

“Quanto é preciso pagar de impostos?“, “Quais são os benefícios obrigatórios?“, são algumas das principais e mais recorrentes dúvidas dos empregadores sobre a legislação nacional.

Embora sejam muitos questionamentos diferentes, existe apenas uma única maneira de respondê-los: considerando as normas da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) e compreender como são as diferentes formas de contratação possíveis para um negócio. 

Além de todos esses pontos, também existem vários outros custos não relacionados à folha de pagamento, mas que precisam ser incluídos nas verbas e despesas que vão de gastos com o processo seletivo a treinamentos, encargos com demissão, viagens a trabalho, entre outros.

Quanto custa contratar um funcionário de acordo com as normas da legislação brasileira?

Dissemos anteriormente que o Brasil conta com uma das legislações trabalhistas mais complexas do mundo, e aqui você vai entender mais sobre os principais custos de mão de obra. 

Por exemplo, para calcular quanto custa contratar um funcionário no Brasil, será necessário levar em consideração uma série de encargos trabalhistas garantidos por lei, além de, claro, o valor do salário bruto. 

Os principais encargos trabalhistas que consistem em uma contratação no país são:

• Férias remuneradas;
• Décimo terceiro salário;
• Descanso Semanal Remunerado;
• Vale-transporte;
• Plano de saúde;
• Adicional de remuneração;
• Salário-família;
• Rescisão contratual;
• Entre outros.

Embora nem todos os pagamentos sejam mensais como, por exemplo, décimo terceiro salário, férias ou a rescisão anual, é importante que o empregador faça uma provisão ao decorrer do ano para que não haja atrasos no recebimento do colaborador ou para que o caixa não aperte.

Falando nisso, em um artigo publicado este ano no portal JusBrasil, foi apontado que uma empresa optante pelo regimento do Simples Nacional deve, anualmente, desembolsar pelo menos 33,77% do valor do salário bruto de um colaborador em encargos trabalhistas.

Já as empresas que se enquadram nos outros regimes existentes, como Lucro Real e Lucro Presumido, gastam até mais. Segundo a estimativa, os encargos podem chegar até 96,75% do salário bruto de um funcionário.

Já um segundo levantamento, desta vez feito pelo Núcleo de Estudos e Pesquisas da Consultoria Legislativa do Senado Federal, e publicado em 2020, traz números mais distintos quanto aos pagamentos de encargos.

Com autoria de Luiz Ricardo Cavalcanti, professor de mestrado em Administração Pública pela UFBA no e consultor legislativo no Senado Federal, o estudo aponta que, dependendo dos conceitos utilizados por um empregador, os encargos trabalhistas podem chegar até 102,6% do salário contratual de um colaborador.

Conforme o autor aponta, essas variações são explicadas considerando diferentes parâmetros de cálculo como, por exemplo, custo por posto de trabalho, custo por função, custo por trabalhador, entre outros.

Já considerando as questões trabalhistas em um âmbito internacional, a pesquisa publicada pelo Senado também compara o Brasil com outros países do mundo e conclui que: 

• Os encargos trabalhistas da legislação brasileira são semelhantes aos encargos de países desenvolvidos com mercados de trabalho mais regulados e sistemas de seguridade social mais abrangentes que os nossos;
• Os encargos trabalhistas da legislação brasileira são superiores aos de países desenvolvidos mais liberais;
• Os encargos trabalhistas da legislação brasileira são superiores aos da maioria dos países em desenvolvimento para os quais se dispõe de informação do gênero no mercado de trabalho.

Desta maneira, levando em consideração todos os percentuais supracitados, um colaborador com um salário bruto de R$ 1.000,00 pode custar entre R$ 1.337,77 (pelo regime do Simples Nacional) e R$ 1.967,50 (pelos regimes do Lucro Real e Lucro Presumido).

Por fim, levando em consideração os percentuais máximos levantados no estudo do doutor Luiz Cavalcanti, o custo mensal para contratar um colaborador pode chegar a R$ 2.026,00.

Quais são os principais custos para considerar ao contratar um funcionário?

Considerando tudo dito até aqui, o principal raciocínio a se considerar é que existem muitos gastos envolvidos na contratação de um funcionário. Por isso, decidimos listar os 5 principais custos no processo de contratação de um novo colaborador sob o regime CLT. Conheça:

5. Seleção e treinamento do colaborador

Durante um processo de seleção e, especialmente, treinamento de um colaborador, a empresa terá de arcar com custos que englobam equipamento técnico, empresas terceirizadas, entre outros, que devem ser contabilizados pela empresa.

Uma forma de tentar diminuir os gastos é fazendo o recrutamento por contra própria, contudo, para isso, será necessário investir em formação e treinamentos para extrair o máximo dos seus candidatos. 

4. Horas extras e outras modalidades de bônus

Os bônus, horas extras, comissões e outros benefícios extras também fazem parte da remuneração de um colaborador e, por isso, devem ser considerados nos custos de contratação. 

Desde a Reforma Trabalhista, que aconteceu em 2017, não existem mais cobranças de impostos sobre gratificações, premiações e bônus. Aqui, o interessante ressaltar as campanhas de incentivo, que dispõem de alternativas interessantes de remuneração, como os cartões de premiação da StrategyBox.

3. Valores rescisórios

Outro valor que deve ser considerado antes de realizar a contratação de um funcionário envolve os custos para demissão de um funcionário, caso haja a rescisão do contrato. 

Isso porque no caso de uma demissão sem justa causa, a empresa deverá pagar os seguintes encargos: 

• Férias vencidas com um adicional proporcionais acrescidas de um terço;
• Décimo terceiro salário proporcional;
• Multa de FGTS de 40%;
• Aviso prévio indenizado.

Caso o pedido de demissão seja do próprio trabalhador, a empresa ficará isenta da multa do FGTS. Enquanto isso, na demissão com justa causa gera somente o recebimento do saldo de salário, férias vencidas e décimo terceiro proporcional ao tempo trabalhado. 

2. Principais benefícios

Em qualquer tipo de contratação, a empresa pode oferecer alguns benefícios para complementar o salário de um colaborador, claro, com a intenção de melhorar sua atratividade e uma forma de retenção de talentos no mercado de trabalho.

Dentre os benefícios mais comuns, estão o vale-alimentação, vale-refeição, plano de saúde, plano odontológico, plano de previdência privada, desconto em cursos ou faculdades, serviços por assinatura, auxílio-creche ou escola, entre outros.

Porém, o único benefício que conta com um valor obrigatório de dedução no valor do salário é o vale transporte, que desconta até 6% do salário total. 

Quanto aos outros benefícios, geralmente, a empresa é quem decide se vai pagar o valor integral ou se cobra um valor percentual do funcionário, porém, o desconto aqui é opcional – exceto quando há um acordo coletivo com o sindicato da categoria.

1. Encargos trabalhistas e tributários

Por fim, o principal valor que deve ser considerado ao se contratar um funcionário se refere aos encargos trabalhistas e tributários.

Geralmente, os empregadores e empresários costumam referenciar os encargos trabalhistas como os custos que ficam ocultos na folha de pagamento, como direitos trabalhistas ou tributos pagos ao governo no regime CLT.

Em outras palavras, todos os gastos obrigatórios e cobrados sobre o valor do salário bruto de um colaborador. Veja quais são os principais encargos:

• 8% de FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço);
• 8% do valor anual sobre o salário;
• Férias;
• Um terço adicional sobre férias (em que o colaborador recebe um terço do salário em férias);
• Décimo terceiro salário;
• Vale-transporte (empresa podendo descontar até 6% do salário para abater esse custo);
• Margem adicional de R$ 600 mensais (referentes a benefícios espontâneos ou convenções);
• Valor de até 28,5% de contribuição para o INSS por parte patronal (somente para optantes do Simples Nacional que não tem custo patronal).

Caso você seja um optante do Simples Nacional e decida contratar um funcionário com salário bruto de R$ 2.000,00, por exemplo, os valores que listamos serão cobrados da seguinte maneira: 

• 8% de FGTS mensal igual a R$ 160,00;
• Valor das férias anuais somados a R$ 666,66 referentes a um terço do salário (R$ 222,22 mensais);
• Décimo terceiro salário correspondente a R$ 2.000,00 anuais, ou R$ 166,66 por mês;
• 8% de FGTS do valor anual (férias + 13º) igual R$ 373,33, ou R$ 31,11 por mês;
• Vale-transporte correspondente a R$ 330 mensais, em média;
• Margem adicional de R$ 600 mensais (caso tenha sido solicitado benefícios diversos);
• Total de R$ 2.000,00 de salário somados a R$ 1.509,99 de custos mensais com encargos trabalhistas, totalizando R$ 3.509,99.

Além disso, posteriormente, será necessário descontar os valores que são recolhidos do funcionário, como, por exemplo, desconto do vale-transporte e INSS.

Existem formas de economizar com outras formas de contratação?

Aprovada em 2017, a Reforma Trabalhista vigente acabou trazendo novas maneiras de contratação no mercado de trabalho que, por sua vez, pode até amenizar o custo dos colaboradores para uma empresa, dependendo, claro, de suas necessidades.

Dentre algumas das possibilidades que a nova reforma passou a oferecer, estão:

• Contratação de um estagiário: regime de 6 horas diárias e custos apenas com salário, vale-transporte e férias;
• Contratação de um profissional temporário: custos proporcionais com férias, décimo terceiro salário, INSS e FGTS;
• Contratação de profissionais terceirizados para reduzir custos que, inclusive, poderão atuar nas atividades-fim da empresa;
• Contratação de profissionais intermitentes: custos proporcionais por hora de serviço realizado;
• Contratação de profissionais freelancers como prestadores de serviços: aqui, não há encargos trabalhistas, pois, é um contrato entre duas pessoas jurídicas;
• Contratação de profissionais autônomos: assim como os profissionais freelancers, aqui também não há encargos trabalhistas, pois, o profissional emite RPA.

É importante lembrar que, nas categorias de autônomos e freelancers, não pode haver um vínculo empregatício entre o colaborador e a companhia, então, geralmente, os contratos contam com um tempo reduzido e a empresa evita disponibilizar qualquer item que possa ser utilizado como comprovação de vínculo, como endereço de email personalizado para o colaborador.

Agora chegou o momento de conhecer melhor cada um desses modelos de contratação supracitados. Veja:

Estagiários

De acordo com os dados obtidos pelo Núcleo Brasileiro de Estágio (Nube), em 2021, os estagiários recebem, em média, um salário de R$ 600 a R$ 2.020 por mês.

Por sua vez, a contratação para um estagiário pode ou não ser remunerada – nos estágios obrigatórios, geralmente, a atividade é não remunerada. 

Já em modelos de estágio não obrigatório, a companhia que oferece a posição precisa remunerar o estagiário, seja através de uma bolsa-auxílio ou de bolsa estágio. 

Os encargos trabalhistas na contratação de um estagiário também são menores, visto que o colaborador dessa categoria não tem direito a verbas rescisórias e FGTS, por exemplo. 

Contudo, a carga de trabalho aqui também será menor: um estagiário só pode exercer seu ofício por até 6 horas por dias ou 30 horas semanais.

Profissionais Temporários

Já para a contratação de um profissional temporário, a empresa precisa firmar um contrato com alguma instituição de trabalho temporário que disponha de um quadro de colaboradores desse tipo. 

Isso porque não é possível contratar um funcionário temporário diretamente, diferentemente dos modelos de contratação mais tradicionais. 

Aqui, os custos com encargos trabalhistas são proporcionais ao tempo de serviço prestado pelo temporário, como como FGTS, INSS, férias e décimo terceiro salário.

Profissionais Intermitentes

Regulamentado a partir da Reforma Trabalhista de 2017, o trabalho intermitente também é uma alternativa de redução de custos com os encargos trabalhistas, pois, neste cenário, a empresa consegue otimizar a estrutura de custo, ao mesmo tempo em que conta com uma relação trabalhista regularizada. 

Profissionais Autônomos

No modelo de contratação de autônomo, o exercício de um ofício só pode ser feito mediante um contrato de trabalho que contenha pontos e questões como serviço, prazo e preço bem detalhados. 

Um colaborador autônomo deverá emitir o RPA (Recibo de Profissional Autônomo), no qual deve constar o recolhimento dos impostos (IR e ISS), assim como também de contribuição previdenciária (INSS). 

O pagamento é de total responsabilidade do autônomo, embora a empresa tomadora de serviços deva destacar as contribuições dentro da quota de trabalho. 

Profissionais Freelancers

Geralmente, é possível comparar as contratações de freelancers e intermitentes, pois elas são, basicamente, iguais. Contudo, apenas um detalhe ajuda a distinguir a contratação de freelancer: a falta de direitos trabalhistas. 

O que rege a relação entre uma companhia e o colaborador é um contrato de trabalho sem a presença de todos os elementos que caracterizam a atividade como um vínculo empregatício.

Profissionais Terceirizados 

Por fim, a terceirização é a última estratégia mais eficiente para reduzir os custos para contratar um funcionário. 

Nela, não há riscos de custos adicionais com encargos e horas-extras e dos passivos trabalhistas.