Erros de reembolsos que maximizam os gastos corporativos: Conheça os principais e saiba como evitá-los

Evitar erros de reembolso é uma medida obrigatória para evitar que os gastos da sua empresa se elevem. Identificar e saber quais são os principais erros são processos que vão te ajudar a economizar dinheiro. Saiba quais são ele e procure se previnir.

Não é brincadeira: existem muitas empresas que ainda realizam a gestão de reembolsos utilizando planilhas de Excel, e em alguns casos, até mesmo de forma manual! Impressionante – de forma negativa, claro.

Isso porque, processos como ilustrados acima, podem resultar na repetição frequente de erros nos processos de reembolso de despesas corporativas. 

Considerando que é de vital importância garantir o planejamento estratégico de gastos de reembolsos para garantir a saúde financeira da empresa, é possível apontar que uma má gestão – ou até mesmo falta de organização nessa área – pode representar riscos significativos.

Por isso, estabelecer uma política de reembolso sólida e familiarizar todos os funcionários com os procedimentos, incluindo a submissão de solicitações, anexação de comprovantes e a realização de auditorias e relatórios de reembolso, são fatores essenciais para manter uma boa saúde financeira dentro da sua empresa.

Mas sabemos que todos os tipos de processos manuais estão sujeitos a falhas. Por isso, neste post, vamos apresentar os principais erros de reembolsos que maximizam os gastos corporativos. 

Quer saber mais? Continue a leitura!

Quais os principais erros de reembolsos que maximizam os gastos corporativos?

Sem sombra de dúvidas, implementar uma política de reembolso é a solução máxima para garantir que toda a equipe compreenda os procedimentos de solicitação, anexação de comprovantes, realização de auditorias e outras condições para o reembolso. Conheça alguns dos principais erros da prática que maximizam os gastos corporativos:

6. Erros de digitação

Um desafio potencial durante o processo de recebimento e análise de reembolsos em uma companhia é a sempre existente possibilidade de erros de digitação – especialmente quando os dados em relação a valores, datas e afins são inseridos manualmente. 

Os registros dos comprovantes de uma empresa, aliás, enfrentam duas questões críticas. A primeira é a necessidade de lidar com um grande volume de informações, já a outra é a garantia da precisão e confiabilidade de todos os dados.

5. Falta de padronização

Relatórios são conhecidos por desempenharem um papel fundamental em todos os setores e áreas de uma companhia – e é crucial revisar regularmente as informações, fazer comparações e, sobretudo, compreender a situação financeira da organização como um todo.

Além disso, a padronização dos relatórios de reembolso desempenha um papel essencial na identificação de oportunidades e na necessidade de alterar processos cruciais. Esses relatórios, aliás, são indicadores essenciais de possíveis falhas no fluxo de reembolso, por exemplo.

Por meio das novas tecnologias, a tarefa de compilar dados e apresentar relatórios de reembolso, por exemplo, em programadas como Excel, tornou-se essencialmente inviável. Isso porque, nesse cenário específico, os dados podem ser facilmente alterados ou não serem salvos de forma adequada.

4. Mau planejamento de reembolsos durante viagens corporativas

Durante viagens corporativas, por exemplo, uma série de desafios podem surgir em relação a recibos e comprovantes. 

Os reembolsos, de modo geral, devem cobrir não apenas as despesas diárias, mas também eventuais imprevistos – que podem ocorrer em qualquer situação. Além disso, é fundamental garantir que os recibos de reembolso estejam segundo as políticas estabelecidas pela empresa.

Neste contexto, é válido notar que os erros mais frequentes ocorrem nos cálculos de despesas, na determinação das despesas elegíveis para reembolso e na análise que ocorre durante e após a viagem – momento em que os recibos e comprovantes são consolidados. 

Portanto, é fundamental reiterar a significativa importância da política de reembolso em viagens corporativas.

A gestão de viagens corporativas não se resume apenas à organização; também demanda uma atenção especial à segurança tanto da empresa quanto dos colaboradores. Quando a comunicação nesse contexto é transparente e fluente, os processos se alinham de maneira natural com a execução adequada.

3. Ilegibilidade de comprovantes

Com a digitalização de documentos e a modernização de processos, as opções para registrar recibos e comprovantes se expandiram significativamente. Entretanto, você sabe como garantir uma análise precisa, segura e confiável desses documentos?

Quando se trata da prestação de contas, é algo praticamente imperativo que os comprovantes, recibos, notas fiscais ou afins, estejam legíveis, contenham datas atualizadas e estejam conforme as normas estabelecidas. Esses documentos são a base legítima para comprovar as despesas, contribuindo, consequentemente, para evitar possíveis fraudes.

Independentemente de serem notas manuscritas ou extratos bancários, um comprovante válido, aquele que genuinamente facilita o processo de reembolso, é conhecido como aquele que apresenta todas as informações detalhadas do pagamento efetuado.

Além do envio correto dos comprovantes, o armazenamento também desempenha um papel crucial no aspecto. Nesse sentido, aliás, é mais que essencial adotar um método ágil e tecnologicamente avançado para mitigar erros – tanto no processo de solicitação quanto no de reembolso das despesas corporativas.

2. Ausência de regularidade nas auditorias de reembolsos

A realização periódica de auditorias de reembolso de uma companhia desempenha um papel de absoluta e total importância no contexto do controle financeiro abrangente de uma empresa responsável e de respeito.

Por isso, quando conduzidas com regularidade e precisão, essas mesmas auditorias não apenas revelam oportunidades de melhoria para a empresa, mas também garantem uma revisão constante do armazenamento de informações.

Essa prática desempenha um papel fundamental na prevenção de fraudes, na redução dos riscos associados a falhas nos processos e no fortalecimento do cumprimento das normas de conformidade. 

É essencial também que a verificação de despesas faça parte de uma rotina diária da empresa, contribuindo assim para uma gestão mais segura.

1. Falta de uma política de reembolsos

Sem sombra de dúvidas e o principal erro de reembolso é uma ausência de uma política de reembolso. 

Caso você o desconheça, este documento tem como o principal objetivo estabelecer um roteiro claro para controlar os gastos e os reembolsos de acordo com os recursos disponibilizados pela empresa ao seu grupo de colaboradores. Essencialmente, ele também esclarece como os recursos podem ou não ser utilizados.

Cada empresa, no entanto, pode personalizar sua política de reembolso, seguindo as diretrizes da instituição e, principalmente, as melhores práticas. 

Ter essa abordagem predefinida vai auxiliar os diretores e demais gestores responsáveis pelos processos de reembolso na organização. Adicionalmente, vai prevenir possíveis erros nos registros e nos valores de despesas dos colaboradores.

Por fim, a existência de uma política de reembolso bem estabelecida também é responsável por promover transparência nas relações entre a empresa e seus funcionários, resultando em uma maior precisão no cumprimento das atividades e, como consequência, otimiza o tempo e a produtividade no que diz respeito aos registros e relatórios.

Leia também: Férias trabalhistas – Como funcionam e como se organizar internamente?

Por que realizar a gestão de reembolsos nas empresas?

Existem muitos motivos pelos quais realizar a gestão de reembolsos é uma opção assertiva – e essencial – para evitar problemas diversos. Sem contar que, um gerenciamento eficiente de reembolsos nas empresas pode proporcionar várias vantagens competitivas para os gestores e/ou setores. Conheça alguns:

4. Minimização das despesas 

O primeiro ponto, e talvez o mais óbvio de todos, é que gerir os reembolsos corporativos pode ser uma excelente via para minimizar despesas.

Isso se deve à implementação de políticas mais eficazes, bem como um gerenciamento operacional transparente, algo que agiliza a identificação de gargalos e despesas que não estejam consoante as regras estabelecidas pela companhia.

3. Impede fraudes

É amplamente difundido que fraudes relacionadas a gastos corporativos estão vinculadas a informações incorretas descritas pelos membros de um setor – independentemente de serem relacionadas a valores, justificativas, alteração de dados ou outros 

Vale notar que é considerada uma atitude fraudulenta quando um funcionário, agindo de má-fé, submete relatórios com gastos duplicados, incorretos ou inclui despesas pessoais realizadas em viagens corporativas. E caso isso seja descoberto, é demissão com justa causa! 

Assim, gerenciar os reembolsos reduz para as situações mencionadas acima – sem contar que vai garantir um ambiente de trabalho muito mais idôneo. 

2. Garante sustentabilidade financeira

Ao falarmos de reembolsos, fazemos menção direta aos recursos financeiros da empresa. Consequentemente, também tratamos da sua imagem – e sustentabilidade – diante o mercado. 

Com isso, ao implementar um controle eficaz de reembolsos, as organizações podem elevar a gestão dos recursos e, de quebra, minimizar os riscos de desperdício. Assim, permitindo o planejamento eficaz do crescimento dos negócios, bem como de investimentos em novas soluções ou no desenvolvimento de novos produtos para o mercado.

1. Alinha-se com os conceitos de Governança e Compliance

Por último, e não menos importante, a governança corporativa, bem como o compliance, emergem como parte dos resultados da gestão de reembolsos de despesas. Pois, com essa forma de gerenciamento, as companhias vão conseguir colocar em prática todos os regimentos de ambas as diretrizes e conceitos intrínsecos aos tópicos. 

Vale lembrar que tanto o compliance quanto a governança corporativa só podem ser implementados de maneira eficaz a partir de uma gestão transparente, baseada em dados atualizados e verídicos em relação às operações – exigindo também um monitoramento aproximado.

Leia também: O que é a demissão sem justa causa?

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