Quem trabalha home office tem direito a ajuda de custo? Como calcular o auxílio? Confira isso e mais!

O home office não é uma modalidade de trabalho nova, mas com a pandemia de COVID-19, muitas empresas foram obrigadas a se adaptar a esse modelo de trabalho remoto. Mesmo com a migração em massa para home office, a modalidade ainda gera diversas dúvidas entre gestores de empresas.

No momento da produção desse post, estamos no início do ano de 2022 e com o avanço da vacinação contra o coronavírus, muitas empresas já pensam em regressar ao ambiente de trabalho. No entanto, uma grande parcela delas está optando em adotar o home office por definitivo.

Contudo, a falta de intimidade com o assunto home office acaba gerando diversas dúvidas. Sobre isso, a recente reforma trabalhista nos trouxe novos parâmetros, preenchendo as principais lacunas a respeito da responsabilidade do empregador para com o colaborador em home office e delimitando os direito e deveres do colaborador.

As normativas sobre o assunto nos trouxe à tona respostas sobre o custeio de despesas como eletricidade, internet, instalações e equipamento para o desempenho da função do colaborador.

E para ajudar você a entender melhor, nós da StrategyBox preparamos esse post completo sobre o assunto, para você entender se quem trabalha em home office tem direito a ajuda de custo, quando e quais são despesas a empresa precisa custear para o seu colaborador. Confira.

O que a lei brasileira diz sobre a ajuda de custo em home office?

Apesar de parecer uma modalidade nova de trabalho, o regime home office já acontece há alguns anos e recebe regulamentação através do teletrabalho. Esse regime de trabalho deve ser previsto em contrato e seguir regras e obrigações, indo além do ressarcimento das despesas geradas para o colaborador, em razão do desempenho da função.

Segundo o artigo 2º da CLT, o empregador tem obrigação de custear as despesas do seu negócio. Em resumo, este trecho da lei responsabiliza o empregador do custeio de despesas para a execução da função, sem que estes valores saiam do bolso do colaborador.

Mas a grande dúvida é a respeito de quais despesas devem ser custeadas pela organização. Segundo o artigo 75-D da CLT as determinações são as seguintes:

“As disposições relativas à responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto, bem como ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado, serão previstas em contrato escrito.”

Em outras palavras, esse trecho da CLT nos garante uma maior flexibilidade na negociação entre contratante e contratado a cerca dos gastos com infraestrutura e demais despesas. Ressaltando que as negociações devem ser validadas por meio de contrato de trabalho, definindo claramente quais despesas por percentual fica a cargo do empregador e do empregado.

A normativa também visa proteger e garantir que os custos e riscos não sejam de total responsabilidade do colaborador, visto que o mesmo está trabalhando em casa.

Sendo assim, qualquer serviço ou equipamento que não possa ser contabilizado de forma precisa, como água e luz, por exemplo, será custeado pelo colaborador, exceto se algum acordo tenha sido realizado a cerca desses gastos.

Já custos extras como viagens, utilização do carro, deslocamentos, contratação de serviços extras, devem ser pagos via ajuda de custo ou reembolso, sempre mediante apresentação de comprovantes. 

Vale ressaltar que apenas é obrigação do empregador custear despesas extras em função da realização do trabalho.

Como, por exemplo: É possível fazer o cálculo do custo de energia elétrica, identificando a potência do aparelho usado em Watts, dividir o valor em Watts por 1000 para descobrir o valor em quilowatts e, em seguida, multiplicar o valor por horas de trabalho (8 horas, por exemplo) e depois pelos dias trabalhados. Assim, você poderá saber qual o valor a ser ressarcido ao colaborador.

O que muda com o fim da medida provisória 927 (MP-927)?

A medida provisória 927 de 22 de março de 2020 tinha o objetivo de facilitar e auxiliar o empreendedor brasileiro, diante do novo cenário de pandemia, provocado pelo (COVID-19).

A intenção era organizar as medidas trabalhistas para o enfrentamento do estado de calamidade pública, resultante do coronavírus, reconhecido pelo Decreto Legislativo nº 6 de 2020.

Em resumo, a medida provisória permitiu que as empresas adotassem a prática do teletrabalho, sem que isso se configurasse jornada extra de trabalho.

Desse modo, a jornada do colaborador permanecia sendo considerada interna, mesmo que nesse momento a atuação excepcional deveria ser cumprida distante das dependências da empresa, ou pelo menos de forma parcial.

Como decisão da MP, as mudanças impostas eram que o colaborador não precisava informar a sindicatos, nem recorrer a qualquer outro tipo de  impasse, que não fosse o combinado com o empregador.

A MP determinava que o empregador pudesse alterar o regime de trabalho, bastando comunicar ao colaborador com pelo menos 48 horas, de forma escrita ou por meio eletrônico. Não foi necessária a elaboração de um acordo, mas era preciso formalizar em contrato, em até 30 dias, a conversão do regime presencial para o home office.

No entanto, a medida provisória 927 chegou ao fim da sua vigência, tornando necessárias a concordância do funcionário e a elaboração de um termo aditivo para que o regime de trabalho fosse ou não mantido.

Para o colaborador, é preciso entender que o prazo para o regresso ao regime presencial, nesse momento, pode ser menor que o definido pela CLT, podendo ser inferior a 15 dias.

Ao discutir sobre os custos desse regime de trabalho, a MP 927 preservava as diretrizes da reforma trabalhista, permitindo acordos flexíveis entre empregador e empregado.

Em outras palavras, a MP permitia que ocorresse entre as partes uma negociação de ajuda de custo para itens de infraestrutura, como água, energia elétrica e internet, a fim de que o custo da operação não recaísse todo sobre o empregado.

Mediante o acordo, a realização de empréstimos de equipamentos da empresa também era permitido, se fossem considerados indispensáveis para a realização do trabalho, compondo a infraestrutura, por exemplo.

Neste quesito, nada sofreu modificações com o término da MP-927, visto que a CLT já definia as regras quanto à responsabilidade pela compra, manutenção ou fornecimento de equipamentos de infraestrutura, fundamentais a realização das atividades.

Como calcular a ajuda de custo para o colaborador em home office?

Como citamos anteriormente, a ajuda de custo é uma garantia prevista na CLT, mas que deve ser muito bem conversada e acordada entre colaborador e empregador, de modo a evitar prejuízos e inviabilidade para ambas as partes.

Sendo assim, antes de começar os cálculos, é preciso que a definição de quais despesas serão ressarcidas esteja muito bem definida em contrato escrito.

Portanto, é fundamental firmar o acordo de teletrabalho, confirmando a compreensão e aceitação de ambas as partes diante das condições de trabalho e de como serão feitos os reembolsos necessários.

Dito isso, vamos aprender quais são as formas de calcular a ajuda de custo nos cenários mais comuns a essa atribuição. Existem basicamente três custos extraordinários comuns ao trabalho home office, sendo eles energia elétrica, telefone e internet. Entendendo a dinâmica com esses custos, você poderá aplicá-la nos demais.

Cálculo de ajuda de custo com energia elétrica

Uma vez que o trabalhador estiver desempenhando sua função em domicílio, gastos extraordinários como a energia elétrica vão acontecer e o empregador precisa saber como calcular esses gastos, para poder reembolsar o funcionário de forma justa.

E a forma mais eficiente é por meio dos aparelhos utilizados durante a jornada de trabalho home office.

Para calcular você precisa:

• Descobrir a potência dos aparelhos utilizados – normalmente em watts (W);
• Dividir o valor dos watts por 1000 para chegar ao valor em quilowatts (kW);
• Multiplicar o valor encontrado em kW pelas horas em que o aparelho fica ligado e depois pelos dias do mês;
• Após descobrir o valor, você deve multiplicar pelo valor cobrado do kWh cobrado pela empresa de energia.

Dessa forma você conseguirá calcular o consumo de cada equipamento utilizado pelo colaborador para que suas tarefas sejam realizadas. Existem casos onde a empresa poderá calcular o consumo gerado pela lâmpada do ambiente onde a pessoa trabalha.

Cálculo do consumo de internet

O cálculo de consumo de internet é relativo, pois é preciso considerar que muitas pessoas possuem um celular, mas não um computador, sendo assim, é comum que essas pessoas optem por utilizar apenas a internet móvel.

Ao considerar o calculo da ajuda de custo com internet, o gestor precisa considerar o uso de internet móvel e fixa, caso seja necessário a contratação de um plano novo.

A internet móvel (3G, por exemplo) pode ser calculada com base no consumo de dados. Ao somar os dados, é possível computar onde e quanto de internet está sendo usado em cada atividade.

Exemplos de consumo de internet móvel para trabalho:

• Utilizar aplicativos de mensagens instantâneas: 20 kb;
• Ler e responder e-mails: 40 kb;
• Fazer pesquisas na internet: 500 kb;
• Enviar um e-mail com anexo: 370 kb;
• Download de aplicativos: 40 MB;
• Assistir um minuto de vídeo via streaming: 13 MB.

Já em relação a internet fixa, existem duas maneiras de reembolsar o seu colaborador. A primeira é pagar a instalação e mensalidade do serviço de internet de forma integral, a segunda é fazer o cálculo de consumo mensal e pagar apenas pelas horas utilizadas de internet.

Confira um exemplo da segunda maneira:

Se o plano de internet contratado for de 100 MB custando o valor de R$ 200/mês, o custo por dia será de R$ 6,67/dia, ou seja, R$ 0,275/hora.

Se o colaborador a utilizar 8 horas por dia, 5 dias por semana, o total seria de R$ 46,20 para um total de 21 dias comerciais.

Outra opção bem mais simples é fazer o uso dos simuladores de consumo, ou verificar as atividades de consumo junto à fatura de internet.

Cálculo da ajuda de custo com telefone

Dependendo do cargo que o colaborador exerce, será preciso realizar ligações durante a jornada de trabalho. A notícia boa é que hoje as soluções para isso são muito mais simples.

A primeira forma de fazer isso é através do apontamento no demonstrativo da linha, demarcando as ligações de trabalho e o custo por cada ligação. Geralmente a empresa de telefonia já disponibiliza isso na fatura.

Outra opção interessante são os planos de telefonia, permitindo ligações para todo o Brasil com baixo custo e preço fixo.

Como pagar a ajudar de custo no home office

Apesar de já estarmos muito avançados com a vacinação, não podemos esquecer que o home office ganhou força como uma medida de distanciamento social, além disso, com as tecnologias de gerenciamento, não se faz mais necessário o deslocamento frequente para receber dinheiro de alguém.

Com isso, também foram desenvolvidas formas mais eficientes de fazer o pagamento de reembolsos, e a StrategyBox possui opções competitivas para o seu negócio.

Com a maturidade adquirida no processo do teletrabalho, o empreendedor acaba identificando custos fixos, varáveis e seus picos de utilização, o que permite criar orçamentos pré-planejados, descomplicando o processo de pagamentos de custos extraordinários.

E para isso você pode contar com os cartões pré-pago, onde a empresa pode depositar um valor mensalmente, para que o colaborador custeie suas atividades de trabalho no home office. A comodidade desse processo é a facilidade para auditar como, onde e quanto determinados valores foram utilizados.

Mesmo utilizando os cartões pré-pagos como meio de pagamento de despesas, não deixe de realizar o planejamento e de definir, de forma clara junto ao colaborador, quais despesas serão ou não custeadas no regime de home office.

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