Definições da lei sobre a ajuda de custo.

O que a lei diz sobre ajuda de custos para colaboradores?

Para compreendermos o que a lei diz sobre ajuda de custo é necessário também entender seu significado, o que está descrito na CLT – Consolidação das Leis Trabalhistas e em quais situações esta modalidade deve ser utilizada. 

A ajuda de custo possui caráter indenizatório, devendo ser pago em ocasiões eventuais ou em uma situação isolada ao colaborador. Um exemplo são as viagens para eventos profissionais, onde o colaborador deverá se deslocar para outra cidade, estado ou país, dentre outras situações, que deverão ser pré definidas entre o empregador e o empregado.

Pode-se dizer que a ajuda de custo atua como uma forma de reembolso para os gastos extras que um colaborador possa ter, em decorrência do cumprimento da sua função em benefício da organização. 

Então, para que você gestor esteja dentro das normas da CLT e evite sanções ou conflitos trabalhistas para sua empresa, entenda agora de maneira simplificada o que a lei diz sobre ajudas de custo.

O que são as ajudas de custo? 

Com base no que rege a CLT, a ajuda de custo deve ser utilizada para cobrir despesas e repor gastos que um colaborador teve em decorrência de situações exigidas pelo trabalho. Estes valores devem englobar principalmente os gastos com mudanças e deslocamentos do local de atuação do funcionário. 

Se tratando de um valor indenizatório, existem algumas regras que devem ser seguidas. Por exemplo, o repasse da ajuda de custo ao empregado deve ser feito em uma única parcela, o seu valor deve ser suficiente para cobrir os possíveis ou já efetuados gastos. 

Uma das regras mais importantes é que a ajuda de custo não deve ser considerada de natureza salarial.

Pessoa dando um saco de dinheiro simbolizando a ajuda de custo.
A ajuda de custo tem caráter indenizatório, não incidindo no salário do colaborador

Mas como sempre existem exceções, de acordo com o contrato de cada colaborador, a ajuda de custo pode ser fornecida também a funcionários que estejam atuando no modelo de home office, dessa forma o valor indenizatório pode ser pago mensalmente e se estender por alguns meses.

Para que este valor seja pago a parte do salário, muitas empresas optam pelos cartões corporativos. Aqui na StrategyBox você encontra diversos modelos que se encaixam em cada necessidade.

O que a lei diz sobre ajuda de custos?

Após entendermos o que é a ajuda de custo, devemos interpretar o que a lei diz a respeito dela. Seguindo o Artigo 457 – “Compreendem-se na remuneração do empregado, para todos os efeitos legais, além do salário devido e pago diretamente pelo empregador, como contraprestação do serviço, as gorjetas que receber”. 

Ainda no artigo 457, parágrafo 2: “As importâncias, ainda que habituais, pagas a título de ajuda de custo, auxílio-alimentação, vedado seu pagamento em dinheiro, diárias para viagem, prêmios e abonos não integram a remuneração do empregado, não se incorporam ao contrato de trabalho e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário. (Redação dada pela Lei nº 13.467, de 2017)”.

Portanto, de acordo com o que rege a lei, a ajuda de custo deve ser ofertada como um valor à parte à remuneração do empregado, não devendo ser integrada ao salário mensal. Esse valor indenizatório deverá ser compensado de acordo com a prestação dos serviços externos Em outras palavras, seguindo os acordos feitos entre empregador e empregado, os compromissos realizados fora da empresa, sendo em outra cidade, estado ou país deverão ser reembolsados pela ajuda de custo.

Outro ponto importante que devemos ressaltar é que os valores pagos pela ajuda de custo não devem ser contabilizados no cálculo das obrigatoriedades trabalhistas, como 13º salário, férias, aviso prévio, entre outros.

Em algumas situações onde os gastos referentes a viagens ou deslocamentos sejam superiores ao salário mensal desse funcionário, a organização deverá realizar o reembolso em uma única parcela, sempre respeitando o descrito no parágrafo 2 do artigo 457.

Ainda se observamos no artigo 470, a ajuda de custo é definida como uma obrigação compulsória, onde a empresa se torna responsável por custear o deslocamento do funcionário para outro local de trabalho, diferente daquele acordado inicialmente no contrato de trabalho, mesmo que este esteja relacionado a mudanças residenciais. 

Legislação do INSS e do FGTS

Diferente do que rege a CLT, a legislação do INSS e do FGTS interpretam que se a ajuda de custo for paga em um única parcela, sendo realizada especificamente por motivos de mudança do local de trabalho do empregado (de acordo com o artigo 470 da CLT), não será obrigatório recolhimento de taxas e tributos de contribuição sobre este valor. 

Em casos de transferências permanentes, o valor pago pela ajuda de custo não integrada ao salário fica livre de incidências do FGTS e do INSS.

Informações complementares

A ajuda de custo pode ser interpretada e portanto definida de duas maneiras: de caráter indenizatório ou salarial. 

Se o seu pagamento se tornar recorrente, sendo pago por motivos que não se enquadrem nas necessidades para a execução do trabalho, perante a lei, este valor se torna de natureza salarial, compondo a remuneração mensal do trabalhador. Portanto, é aplicado sobre este valor todos os encargos e tributos legais, mesmo que seja intitulado ajuda de custo pela empresa.

Então, de maneira a esclarecer todas as dúvidas, para diferenciar os dois tipos, lembre-se: se a ajuda de custo for ofertada ao empregado visando custear gastos decorrentes das obrigações para realização do trabalho, sua natureza será indenizatória, caso contrário sua natureza será salarial.

De maneira resumida, perante as leis e aos direitos trabalhistas, o que irá prevalecer é a natureza jurídica desta verba, assim como a sua finalidade. O título utilizado para definir cada tipo de ajuda de custo não importará. 

Como pagar a ajuda de custo?

Como podemos perceber a ajuda de custo é um direito do trabalhador, definida e protegida por lei, mas além de cumprir esse ressarcimento é fundamental que se tenha controle dessas transações.

Muitas empresas optam que o colaborador arque com os custos iniciais do próprio bolso para depois realizar o reembolso, mediante a apresentação de comprovantes fiscais, que também serão retidos e armazenados aos registros da contabilidade.

No entanto, esse é um modo um pouco trabalhoso, além de ser possível que o colaborador perca algum comprovante, ou mesmo que a empresa extravie ao longo do tempo. Essas ocorrências podem provocar problemas no caixa da organização e na prestação de contas, gerando diversos transtornos.

Sendo assim, uma boa maneira de realizar esses pagamentos é através dos cartões pré-pagos. Com eles, é possível realizar o reembolso de despesas ao colaborador, além de contar com a facilidade dos extratos virtuais, permitindo fácil envio ao setor contábil e a checagem no futuro, se necessário.

E a StrategyBox é referência em cartões pré-pagos, nos quais é possível ter controle total sobre os gastos, provenientes de ações externas de seus colaboradores, permitindo o acompanhamento em tempo real e reajustes de tetos de gastos.

Confira abaixo as vantagens dessa modalidade para a ajuda de custo.

Cartão pré-pago: os cartões pré-pagos são perfeitos para pagamentos antecipados ou reembolsos posteriores, permitindo ter controle total e realizar depósitos pontuais, facilitando a organização financeira e evitando gastos imprevisíveis.

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