Pagando ajuda de custo para colaborador.

Quando o colaborador tem direito a ajuda de custo? E quais as condições? Descubra aqui!

A ajuda de custo para o colaborador é um direito preservado por lei e um dever da empresa, mas o que realmente é esse benefício e quando ele pode ser recebido? Essas e outras dúvidas iremos responder nesse post. Continue lendo.

É muito comum que, em algumas organizações, os funcionários tenham a necessidade de se deslocar para representar os interesses da empresa. Com isso, ocorrem os custos com deslocamento, hospedagem e alimentação, entre outros. Nessas situações, a empresa tem a função de reembolsar o funcionário por essas despesas extras.

Mas com esses gastos extras, gestores e líderes precisam compreender melhor quando e quais custos devem cobrir a fim de evitar prejuízos à empresa e fornecer qualidade de trabalho para seu colaborador, seguindo a lei.

Com objetivo de tornar esse tema mais fácil de compreender, nós da StrategyBox separamos tudo o que você precisa saber sobre essa questão. Confira, então, quando o colaborador tem direito à ajuda de custo e o que você precisa ficar atento.

O que é a ajuda de custo para o colaborador?

A ajuda de custo fornecida para o colaborador é um valor em dinheiro, que a organização repassa para o funcionário, com o objetivo de ressarcir o mesmo por despesas, como viagens corporativas, mudanças de local de trabalho e demais circunstâncias definidas pelo empregador.

Podemos definir a ajuda de custo como uma forma de devolver, ao colaborador, o dinheiro gasto com hospedagem, gasolina, alimentação, almoços de negócios e demais atividades em nome da organização, nas quais o colaborador teve que pagar do seu próprio bolso.

Ajuda de custo não tem natureza salarial, mas sim uma natureza indenizatória de ressarcimento das despesas extras geradas em função do trabalho.

Quando o colaborador tem direito a ajuda de custo?

Segundo os padrões legais, existem basicamente duas formas de fornecer o ressarcimento de despesas geradas pelo colaborador, com objetivo de cumprir suas funções trabalhistas.

A primeira forma tem embasamento legal. Já a segunda é uma norma organizacional, quando existem outras situações em que a empresa também deve custear os gastos no desempenho da função. Vejamos mais a respeito abaixo.

Segundo a lei, quando o colaborador tem direito a ajuda de custo?

Segundo a legislação trabalhista, está prevista no artigo 470 da CLT (Decreto-Lei No 5.452, de 10 de maio de 1943) a obrigatoriedade da ajuda de custo nos seguintes termos:

Art. 470 – Despesas resultantes de transferências correrão por conta do empregador.

Segundo esse trecho do decreto, é de responsabilidade de empresa ressarcir o colaborador, ou seja, fornecer a ajuda de custo, quando o colaborador tiver que se mudar por realização de suas atividades de trabalho ou quando houver deslocamento do local costumeiro de trabalho.

Em resumo, trata-se do fornecimento de um valor em dinheiro, quando houver motivações específicas, em um repasse único, para custear as despesas das novas atividades ou mudanças.

A empresa é obrigada a realizar esse custeio, quando o colaborador, diante do interesse da organização, é transferido para outra região (cidade), podendo essa mudança ser ou não temporária, ocasionando a necessidade de deslocamentos, os quais também devem ser custeados.

Esse custeio de despesas para o cumprimento de interesses da organização pode abranger o transporte (incluindo o da família e dos móveis), como também a locação de um novo imóvel, entre outras várias situações, que acontecem em decorrência do desejo da organização.

Vale ressaltar que não se trata de um acréscimo ao salário, mas sim de um ressarcimento de despesas, pago em um montante único, ou seja, sempre que houver necessidade.

Quando a ajuda de custo deve ser parte da rotina de pagamento?

A ajuda de custo de rotina é um complemento que não se enquadra na legislação trabalhista, mas que é comum em diversas organizações, dependendo das atividades e necessidades para o modelo de ressarcimento.

A chamada ajuda de custo de rotina, anteriormente à Reforma Administrativa (Lei No 13.467/2017), acontecia de diversas formas e adaptadas ao contexto, confira algumas:

  • Ajuda de custo (não trabalhista)
  • Prêmios
  • Abonos
  • Auxílio-alimentação
  • Diária de viagem

Mas com a nova lei, apesar de as medidas continuarem válidas, não devem ser incorporadas ao salário do colaborador.

Em resumo, podemos dizer que esse ressarcimento de rotina não pode ser anexado ao cálculo para verbas trabalhistas e previdenciárias, como ocorria no passado.

Quem trabalha em home office tem direito a ajuda de custo?

Segundo as leis do trabalho (CLT), não existe diferença para o regime jurídico, se o trabalhador atua de forma presencial ou em condição do home office. Dessa forma, os direitos e deveres são preservados em ambas as condições.

Temos como entendimento de que o empregador tem a responsabilidade de arcar com todos os custos do seu negócio. Sendo assim, tem responsabilidade de honrar as despesas decorrentes da atuação do seu colaborador, em exercício de sua função, seja em home office ou presencialmente.

Sendo um direito do colaborador, qualquer forma de ressarcimento por despesas extras e extraordinárias ao seu orçamento são consideradas indispensáveis. A título de exemplo, temos a adequação de instalações com a tecnologia necessária, bem como planejamentos da ergonomia.

Ajuda de custo no home office.
O trabalhador em regime de home office deve receber ajuda de custo, sempre que houver despesas em decorrência do trabalho realizado para a organização

Nesse contexto, podemos compreender que a ajuda de custo para o home office pode ser destinada a pagamentos de serviços de internet, planos de telefonia e até mesmo ajuda com o pagamento da energia elétrica.

Em resumo, as mesmas regras que são aplicadas no trabalho presencial se fazem presentes no home office, preservando os direitos como o controle da jornada, pagamento de hora extra e adequações ao ambiente de trabalho.

Quais situações dão direito a ajuda de custo para o colaborador?

Apesar de já termos citado algumas, existem outras situações em que a ajuda de custo se faz presente como um direito e um dever da empresa para com seu colaborador.

Esses direitos são colocados em vigor, sempre que for gerado despesas em função do cumprimento das funções a serviço da empresa. Mas esse ressarcimento possui regras e situações que os limitam, vejamos abaixo quais são:

  • Locação de imóveis (caso o colaborador tenha que se mudar);
  • Material de escritório;
  • Equipamentos de informática (quando necessário);
  • Adequações ergonômicas;
  • Diárias de viagens;
  • Alimentação;
  • Transporte.

Vale deixar claro que tais despesas devem ser devidamente comprovadas por notas fiscais ou faturas de cartões corporativos. A comprovação da necessidade da despesa protege o colaborador e o empregador de possíveis fraudes ou omissões.

Como pagar a ajuda de custo?

As formas de realizar o pagamento da ajuda de custo são as mais diversas. Mas é preciso ter muita atenção em como realizá-las, para evitar gastos inadequados ou que não são compatíveis com as necessidades comuns. Ter uma boa política e supervisão acerca dos gastos passa a ser mandatório.

Atualmente, uma das melhores formas de reembolsar ou custear despesas para um colaborador são os cartões pré-pagos ou cartões corporativos. Ambas as opções necessitam de uma política de gastos e reembolso muito bem definida.

Foto de vários cartões espalhados.
Os cartões corporativos e pré-pagos são ótimas formas de fazer o pagamento de ajuda de custo

No caso do cartão pré-pago, o gestor pode fazer depósitos definidos e ir recarregando o cartão à medida que for necessário. Já para o cartão corporativo, é necessário estabelecer um valor limite, evitando possíveis problemas com o caixa da organização.

Mas, em ambos os tipos de cartões, é possível fazer o pagamento de forma segura e sem irregularidades, visto que ambos possuem faturas que podem ser supervisionadas online e em tempo real, permitindo saber como, quando e onde cada quantia foi utilizada.

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