Pessoa fazendo calculo de diária e ajuda de custo.

Qual a diferença entre diárias e ajuda de custo? Descubra quem tem direito a receber!

As diferenças entre a ajuda de custo e diárias de viagem são muitas, implicando até mesmo no setor tributário da empresa. Como a legislação trabalhista brasileira permite margens para dúvidas, é fundamental que você gestor e profissional do RH entenda corretamente qual a diferença entre diárias e ajuda de custo.

Consta no artigo 457, da CLT, que valores destinados à ajuda de custo e reembolsos esporádicos também não podem ser acrescentados ao salário-base do colaborador.

O assunto gera muitas dúvidas e interpretações diferentes quanto aos direitos e pagamentos de ajuda de custo e diárias de viagem, bem como qual o valor que deve ser ressarcido ao colaborador.

Para ajudar você nesta compreensão, a equipe da StrategyBox preparou esse post completo, para você entender qual a diferença entre as diárias e ajuda de custo, bem como determinar quem deve receber os valores. Saiba também quais são as leis a respeito e como contabilizar corretamente esse benefício. Continue sua leitura.

Diferença entre diárias de viagem e ajuda de custo?

Em resumo, a ajuda de custo é paga de uma única vez. Já as diárias para viagem são valores pagos habitualmente ao colaborador, com objetivo de cobrir despesas necessárias, como, por exemplo, transporte, alimentação, hospedagem, para a realização de serviços externos de interesse da organização.

Mas é preciso ir além destas definições que simplificam o entendimento e levar em consideração diversas diferenças e detalhes legislados pela CLT em cada uma das modalidades. A melhor forma de compreender as diferenças entre diárias e ajuda de custo é conhecer seus detalhes separadamente, descobrindo o que rege a lei a respeito.

Sendo assim, confira o que são a ajuda de custo e o pagamento de diárias, segundo os dizeres legais de cada modalidade.

O que é diária de viagem?

As diárias de viagens nada mais são que o custeio, por parte da organização, de despesas geradas com viagens corporativas, onde o colaborador representa os interesses da administração. Os ressarcimentos dessas despesas devem cobrir gastos como alimentação, transporte e acomodações quando necessário.

Segundo a lei, estas obrigações de custeio por parte da organização se dividem em dois tipos:

  • Diária de viagem — referente a pagamentos em compensação a despesas com viagens habituais; ultrapassando 50% do salário-base mensal, tem natureza salarial.
  • Despesas de viagem — referente a pagamentos em compensação a despesas com viagens esporádicas; independentemente do valor, não tem natureza salarial.

Mulher realizando viagem a negócios.
Diárias de viagem x Despesas de Viagem

Para que não haja natureza salarial e consequente aumento exagerado da folha de pagamento, é necessário que se faça o respectivo reembolso, com a apresentação das notas fiscais que comprovem os gastos.

Quem tem direito a diária de viagem?

Para o colaborador gozar do direito à diária de viagem, é preciso que tudo esteja acordado em seu contrato de trabalho, definindo os ressarcimentos em viagens e trabalhos externos, bem como a definição de suas funções corriqueiras e cotidianas.

Os valores das diárias são pagos para cobrir despesas como:

  • Hotel, hospedagens e alojamentos em geral;
  • Alimentação;
  • Transporte em geral ou custos com combustível.

O que é a ajuda de custo?

A ajuda de custo é um benefício concedido ao colaborador e tem caráter indenizatório, ou seja, não é de cunho salarial, independente do montante. O objetivo do pagamento da ajuda de custo é ressarcir o colaborador de despesas ocasionais, como a mudança de domicílio por interesse da organização ou o acompanhamento de um cliente a um evento corporativo pontual, por exemplo.

Segundo o parágrafo 2.º do artigo 457 da CLT, a ajuda de custo deve ser paga em uma única ocasião sem nunca ter natureza salarial, mesmo que some um valor superior ao da remuneração do colaborador naquele mês.

Como citamos, trata-se de um ressarcimento pontual, não incidindo nas obrigações legais referentes ao salário, como o pagamento de INSS, FGTS, IR, férias ou 13º.

Homem calculando a ajuda de custo para colaborador.
A ajuda de custo não possui incidência na folha de pagamento

É valido reforçarmos que é fundamental que a ajuda de custo deve ser feita como ressarcimento de despesas, com caráter indenizatório de custos extras que o colaborador teve, enquanto representava os interesses da organização.

As regras e requisitos para pagamento de ajuda de custo são:

  • Viagens não habituais ou transferência de local de trabalho;
  • É necessária a comprovação do que foi gasto com a mudança ou com a viagem eventual;
  • Não pode ser adicionada à remuneração do colaborador, independentemente do valor gasto;
  • É destinado ao pagamento de transporte de mudanças, aluguel de moradia, serviços essenciais ou despesas como alimentação e transporte para viagens não habituais.

Por que você deve saber diferenciar a ajuda de custo das diárias de viagem?

Entender bem as diferenças entre as diárias de viagem e a ajuda de custo pode evitar que a empresa tenha que arcar com custos indevidos, prejudicando o caixa e a saúde financeira da organização diante de folhas de pagamento exorbitantes.

Com o risco de custos extras, torna-se necessária uma atenção extra quando essas modalidades surgem na contabilidade da sua empresa. É muito importante que os gestores tenham pleno conhecimento de quais são as diferenças entre as diárias e ajuda de custo, impedindo que despesas inadequadas recaiam sobre o orçamento da empresa, gerando custos extras com a folha de pagamento e obrigações contábeis.

O entendimento das categorias também permite a visão clara dos custos, além de ajudar na decisão em relação a medidas para a redução dos custos operacionais.

Um exemplo disso é a regra citada anteriormente: para que as diárias de viagem não sejam consideradas salário, basta que a política de reembolso exija que os colaboradores realizem a prestação de contas sobre os valores apresentados, por notas fiscais e recibos.

Outro ponto muito importante é que, com a prestação de contas, torna-se mais fácil definir estratégias para definir melhor a utilização do orçamento durante as viagens ou recursos utilizados.

Como fazer o pagamento de diárias ou ajuda de custo?

Existem diversas formas de realizar o pagamento de diárias de viagem e ajuda de custo, mas o ideal é optar por ferramentas que permitam o fácil envio de valores ao setor administrativo da sua empresa.

E, para isso, você pode aderir ao fácil controle proporcionado pelos cartões pré-pagos e cartões corporativos. Ambas as opções são perfeitas para o pagamento de diárias e ajuda de custo.

Cartões pré-pagos e cartões corporativos.
Os cartões pré-pagos e cartões corporativos são perfeitos para o pagamento de diárias e ajuda de custo

O cartão pré-pago é perfeito para a ajuda de custo e para as diárias de viagem, visto que é possível efetuar o depósito no valor desejado, sempre que for necessário. Dessa forma, o colaborador pode cobrir os custos provenientes do cumprimento das suas atividades. Com esse mesmo cartão, é possível cobrir também as despesas relacionadas a viagens ou acomodações, por exemplo.

Vale destacar função interessante do cartão pré-pago, que é a facilidade de conferência da fatura do cartão, permitindo a validação dos custos e fácil envio ao seu setor contábil.

Com essa ferramenta, o gestor e o setor financeiro da organização podem avaliar os custos em tempo real, bem como definir tetos de gastos, garantindo a saúde do caixa da organização, além de ser fácil comprovar como e onde o colaborador utilizou cada quantia.

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