O que é um cartão corporativo para empresas?

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O que é cartão corporativo para empresas?
O que é cartão corporativo para empresas?

Devido às semelhanças com outros serviços de benefícios para empresas, confundir o que é um cartão corporativo é muito comum. Sendo assim, diversas dúvidas a respeito do assunto surgem a todo momento.

Apesar de vermos com frequência, nos jornais, notícias a respeito da utilização do cartão corporativo pelo setor público, esse produto financeiro também se mostra uma ótima opção para o setor privado, principalmente quando falamos de transparência e bom controle de gastos.

O cartão corporativo foi elaborado para simplificar a prestação de contas, como custos em função das operações corporativas, facilitando a previsibilidade e boa gestão orçamentária.

No entanto, será que você realmente sabe o que é um cartão corporativo? Quais os seus prós e contras? Quem pode usar e como obter um? Para responder essas e outras perguntas, nós preparamos um conteúdo completo a respeito do assunto. Confira.

O que é cartão corporativo?

Em resumo, o cartão corporativo é um cartão de crédito ou débito, destinado a custear despesas operacionais de uma empresa.

Este cartão corporativo, assim como para pessoas físicas, possui regras, sendo as mais comuns: taxas de anuidade, limite de compras/saques, modalidade nacional ou internacional, etc.

O que é cartão corporativo?
O que é cartão corporativo?

Todavia, estas restrições se modificam de acordo com o contrato de cartão corporativo que a empresa possui, que comumente considera o faturamento da organização para definir o limite de crédito.

Toda empresa pode dispor de um cartão corporativo, não importando o porte, segmento ou faturamento, podendo usufruir do benefício para cobrir gastos relacionados às operações de trabalho, tais como:

  • Pagamento de despesas externas;
  • Reuniões com clientes (almoços, jantares e cafés, por exemplo).
  • Reabastecimento de estoques;
  • Despesas com viagens.

Este cartão pode ser usado por uma única pessoa, como um sócio ou um determinado colaborador, ou pode ser disponibilizado para diversos funcionários. Dessa forma, cada um faz o uso do seu de acordo as regras da empresa.

E ao término do ciclo de faturas, a empresa receberá o valor em uma única fatura.

Existe também a modalidade onde cada um possui o seu cartão, sendo assim, são geradas faturas separadamente e cada um se responsabiliza pelos seus gastos e os devidos pagamentos, podendo ou não ter reembolso do valor pela empresa.

Diferença Cartão Corporativo e Empresarial
Tipos de cartão

Quais tipos de cartões corporativos existem?

Basicamente, uma empresa pode dispor de dois tipos de cartão corporativo, sendo eles: O cartão pré-pago e o cartão pós-pago.

Ao optar pelo cartão pré-pago, a empresa deve depositar um determinado valor para poder ser utilizado posteriormente, assim como um cartão de débito.

Sendo assim, ao acabar o dinheiro disponível, o cartão pré-pago só poderá ser usado novamente quando houver uma nova recarga por parte da organização.

Já o cartão pós-pago corporativo tem o mesmo funcionamento de um cartão de crédito comum. Dessa forma, a empresa realiza suas compras na função crédito e paga somente após o fechamento da fatura.

Comparativo de cartões pré-pagos X cartões pós-pagos

Abaixo, você confere um pequeno comparativo entre as maiores vantagens e desvantagens dessas modalidades de cartões corporativos.

Ao optar pelo cartão de crédito pré-pago, é possível delimitar um limite de gastos, sendo necessária uma nova recarga para a utilização.

Dessa forma, a modalidade pré-pago permite um maior controle financeiro e segurança na hora de gerenciar o orçamento.

Outro benefício é a eliminação das chamadas “caixinhas”,  ou como também costumam ser chamados, fundos fixos, que nada mais é que uma reserva em dinheiro no caixa da organização, normalmente usada para cobrir alguns custos administrativos.

Vale ressaltar que trata-se de uma prática pouco recomendada e que não costuma ser segura, podendo resultar no descontrole financeiro.

Em outras palavras, o cartão pré-pago permite um controle maior sobre as despesas da organização, provisionando recursos mensais para as operações da empresa.

Comparativo entre Cartão pré-pago e Pós-pago
Comparativo entre Cartão pré-pago e Pós-pago

No entanto, o cartão pós-pago não oferece isso.

O cartão de crédito pós-pago é muito similar a um cartão comum. Logo, é extremamente necessário o controle eficiente dos gatos, através de uma boa política de gastos de cartão corporativo.

Importante mencionar que, ao optar pelo cartão corporativo pós-pago, após o fechamento de cada fatura, é necessário fazer o acerto do valor gasto, independente de qual tenha sido o valor final.

Outro ponto importante é que, ao adquirir um cartão pós-pago, é necessário fazer o pagamento de uma taxa. No entanto, essa taxa costuma ser inferior do cobrado pela anuidade dos cartões pós-pagos de bancos públicos e privados.

De qualquer forma, a modalidade pré-paga apresenta uma relação custo-benefício bem mais atrativa.

Outra vantagem muito visada por quem escolhe a modalidade pré-paga é que os pequenos negócios não precisam cumprir inúmeras burocracias exigidas pelas instituições bancárias convencionais.

Para obter um cartão corporativo pré-pago para sua empresa, basta ter uma conta PJ em qualquer instituição financeira que ofereça serviços de pagamento.

Atualmente existem diversas instituições, como as fintechs por exemplo, que oferecem cartões pré-pagos para empresas e a StrategyBox é uma delas.

Quem pode usar o cartão corporativo

Todo e qualquer colaborador de uma empresa pode usar o cartão corporativo, seja este pré-pago ou pós-pago, mas este uso deve ser justificado.

Deve-se estabelecer uma boa política e controle de gastos, de modo que este colaborador não exceda o orçamento limite da organização.

Em outras palavras, a definição de quem pode ou não usar o cartão da empresa, fica a cargo da própria administração, sendo esta a responsável por julgar a necessidade ou não do uso.

Vantagens de usar cartão corporativo

Dispor de um cartão corporativo traz diversas vantagens, permitindo uma melhor organização financeira, um alívio em relação às despesas urgentes e uma folga para fazer investimentos.

E agora que você já compreendeu o que é um cartão corporativo, vamos ver cada um dos benefícios de se adquirir um para a sua organização.

1. Centralização de despesas

A centralização de despesas da empresa, seja ela qual for, facilita e muito na gestão financeira de um negócio.

Uma vez que se possui gastos em diversas contas, cria-se um descontrole, tornando a organização financeira quase impossível, resultando em impactos diretos sobre o caixa da companhia.

Centraliza as despesas da organização
Centraliza as despesas da organização

Com a obtenção dos cartões corporativos, mesmo que as compras sejam descentralizadas, estas serão organizadas e centralizadas na fatura do cartão. Isso facilita a revisão e manutenção do fluxo de caixa da empresa.

Além disso, é possível acompanhar gastos no cartão quase que em tempo real, através da internet, o que facilita o acompanhamento e a análise de caixa.

Esses fatores tornam as tarefas do setor financeiro menos burocrática, otimizando tempo e melhorando a visibilidade do orçamento da empresa.

2. Separar as contas pessoais da empresa

Um erro muito comum, sobretudo em organizações de pequeno porte, é a utilização do cartão pessoal para cobrir custos profissionais ou vice-versa.

Separa despesas pessoais da empresa
Separa despesas pessoais da empresa

Essa prática proporciona uma desordem na organização financeira pessoal e corporativa, tornando a gestão do fluxo de caixa confusa e instável.

Com a adoção do cartão corporativo, os gastos da empresa são separados, permitindo uma clareza maior e controle dos gastos corporativos.

O benefício também se torna ainda mais conveniente à medida que os membros da empresa não precisam usar o próprio dinheiro para cobrir custos em função do trabalho.

3. Simplifica os custos de viagens de trabalho

O cartão corporativo possui diversas vantagens, mas certamente a sua maior facilidade é a simplificação em comprovar gastos de viagens a trabalho. Gastos esses que podem ser de hospedagem, transporte, alimentação, entre outros.

É comum que em viagens de trabalho, em um primeiro momento o colaborador acabe tendo sua conta pessoal impactada, mas que no futuro será ressarcida pela empresa.

Simplificação de custos com viagens, com cartão corporativo
Simplificação de custos com viagens

No entanto, esse processo costuma ser burocrático, sendo necessário guardar notas e comprovar as despesas com o departamento financeiro, além de ter que aguardar o ressarcimento, que pode levar até um mês.

A forma mais fácil de simplificar todo esse processo é com o uso de cartões corporativos. Ao invés do colaborador arcar com as despesas e pedir reembolso depois, o mesmo custeia as despesas da viagem a trabalho com a conta da empresa.

Resta a necessidade de apenas prestar contas a respeito das despesas, uma vez que a organização tem obrigação por lei de custear gastos corporativos com viagens.

4. Melhoria do planejamento e controle financeiro

O cartão corporativo, além de fazer a centralização eficiente dos custos, facilita na hora de gerenciar e coordenar o planejamento financeiro da empresa.

Controle Financeiro
Controle Financeiro

Isso acontece devido à facilidade em controlar o fluxo de caixa da organização, uma vez que se torna possível estabelecer um teto de gastos, baseado nas projeções mais assertivas proeminentes das avaliações do cartão.

Além disso, é possível dispor de um registro histórico dos gastos no cartão, permitindo a realização de projeções baseadas em dados confiáveis, facilitando os processos e assertividade do setor financeiro em projeções orçamentárias.

Sem falar da facilidade de acompanhamentos de gatos em tempo real e online, tornando o processo mais claro, fácil e simples de gerenciar.

Regras de uso do cartão corporativo

Agora que você já sabe o que é um cartão corporativo, quais as suas vantagens, desvantagens e quem pode usar, vamos compreender um pouco sobre como definir as regras de uso.

Definir regras bem claras sobre o uso do cartão corporativo é fundamental, pois apesar de todos os benefícios e praticidades, esta ferramenta opera diretamente com o caixa da empresa.

Desta forma, se não houver uma boa política de uso do cartão, com punições para o descumprimento, facilmente pode ocorrer usos indiscriminados, levando a prejuízos no orçamento da organização.

Sendo assim, confira algumas regras essenciais do uso do cartão corporativo para empresas.

1. Limite de gastos

É comum que as empresas definam um limite de gastos mensais, que pode variar de acordo com o cargo de quem usa ou simplesmente do orçamento disponível da empresa.

Um exemplo: existem empresas que definem um orçamento menor para cargos de gerência e permitem o uso ilimitado do cartão para cargos de alto nível na organização.

2. Saques bloqueados

É de fundamental importância que os cartões corporativos não possam ser utilizados para saques em caixas eletrônicos.

Caso contrário, seria impossível saber se os gastos no cartão foram para cobrir despesas em função do trabalho ou para pagar gastos pessoais.

Já com a realização de pagamentos exclusivamente no cartão, torna-se fácil acompanhar onde e como os valores foram gastos.

3. Como o cartão vai ser usado

Ao optar pelo uso do cartão, definir quais são as despesas permitidas também é importante. É comum o uso em viagens de negócios para a empresa, pagamentos de almoços, jantares e cafés com clientes ou reposição de itens para a organização.

No entanto, é comum haver exceções, mas estas devem ser previamente consultadas e estarem claras para toda a gestão financeira da organização.

4. Quem terá acesso ao cartão

Como citamos acima, qualquer colaborador está apto a usar o cartão corporativo, mesmo que normalmente este seja fornecido a executivos e colaboradores em cargos de liderança.

Logo, é fundamental que o usuário do cartão seja de confiança, siga as regras e que você consiga ter pleno controle de quem fez os gastos no cartão.

5. Fiscalização

Apesar de toda a facilidade de acompanhamento online e em tempo real, é fundamental que o colaborador, usuário do cartão, apresente com antecedência os recibos e notas fiscais para o financeiro.

Estes comprovantes devem ficar retidos para aprovação do gestor e do departamento financeiro. Assim, será possível ter controle total das despesas da organização.

Dessa forma, é possível ver se as despesas são compatíveis com as funções atribuídas a pessoa que faz uso do mesmo.

Conclusão

Como conseguimos constatar ao longo do post, o cartão corporativo é uma excelente forma de centralizar as despesas da organização inerentes a realização do trabalho.

Trata-se de uma ótima forma de organizar o histórico de despesas e facilitar o gerenciamento e saúde do fluxo de caixa da companhia.

No entanto, é preciso avaliar as restrições da empresa escolhida para obter o mesmo, sendo preciso definir, junto ao setor financeiro, qual a melhor opção e o modo mais seguro e eficiente de gerenciar o benefício.

Lembre-se também de investir tempo em criar e gerenciar uma boa política de uso, garantindo que a mesma seja cumprida e fiscalizada.

Landing Strategybox
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Sergio Mizusaka é co-fundador da StrategyBox e COO da empresa. É formado em Administração de Empresas, com MBA em Gestão de Negócios, Inovação e Empreendedorismo pela USP e possui certificação de Coach em PNL pela The Society of NLP. Com um histórico diferenciado e mais de 20 anos de experiência executiva na prestação de serviços, Sergio possui excelentes habilidades operacionais e de desenvolvimento de produtos, sempre focado nas necessidades dos clientes e na otimização das operações para melhoria da qualidade do serviço. Sua visão de negócio e grande capacidade de engajamento das equipes que lidera vem contribuindo muito para o crescimento da StrategyBox e sua liderança no mercado de premiação, incentivo e reconhecimento.