Como evitar fraudes em viagens corporativas e qualificar os gastos corporativos?
Muitas empresas adotam viagens de negócios para expandir as operações e atender a clientes em uma amplitude geográfica maia abrangente. No entanto, a prática pode deixar sua empresa vulnerável à má-fé de funcionários não comprometidos com o negócio. Compreenda as maneiras de evitar fraudes em viagens corporativas e conseguir qualificar os gastos corporativos. Clique em “leia mais” para continuar.
Qualquer tipo de empresa, independentemente do seu tamanho ou segmento, está constantemente exposta ao risco de golpes financeiros – e eles podem acontecer com a influência dos próprios funcionários.
Isso porque, infelizmente, osm próprios colaboradores podem recorrer a várias táticas para tentar contornar as políticas e os controles financeiros, visando obter reembolsos indevidos, algo que passível de demissão com justa causa.
Portanto, é crucial implementar medidas eficazes para prevenir fraudes, especialmente em despesas corporativas. Esse ponto ganha ainda mais importância quando se trata de viagens a trabalho, esse risco pode ser ainda maior.
Isso porque, por conta da distância, muitas vezes, é criada a falsa impressão que as despesas não serão fiscalizadas ou auditadas.
Neste post, vamos mostrar as formas de evitar fraudes em viagens corporativas e certificar de que a sua empresa não está levando uma “passada de pernas” dos próprios funcionários.
Ficou curioso (a) e quer saber mais? Então continue a leitura!
Quais são os indícios de que podem ocorrer fraudes nas despesas de viagens?
Antes de abordar as estratégias de prevenção de fraudes, é fundamental reconhecer e detectar esses problemas. Especialmente porque, geralmente, os gestores e as empresas só decidem partir para a ação após sofrerem grandes prejuízos.
Por isso, abaixo, listamos os principais indícios que podem indicar a ocorrência de fraudes nas despesas corporativas durante as viagens de trabalho. Confira:
1. Cuidado com os comprovantes de gastos
Um dos principais aspectos que os gestores devem observar é o “desaparecimento” ou esquecimento de comprovantes e notas fiscais.
Pois, embora haja situações legítimas de perda desses documentos, essa ocorrência pode, muitas vezes, acenar para uma tentativa de reembolso indevido por despesas que não ocorreram de fato, configurando uma possível fraude.
Então, para evitar esse tipo de fraude, é fundamental que a política de despesas da empresa exija a apresentação de comprovantes para solicitações de reembolso. Confiar exclusivamente na palavra do colaborador – infelizmente – não assegura a validade das despesas e gastos.
2. Falta de informações ou de uma política de gastos
O segundo ponto é compreender que, se a companhia não estabelece diretrizes claras sobre quais despesas são reembolsáveis durante as viagens, limites de gastos, itens proibidos e outros critérios, isso aumenta a probabilidade de os colaboradores cometerem fraudes, não concorda?
Comprar um chocolate importante ou um perfume é permitido? Sem um regulamento claro, tudo pode! Funcionários também podem acreditar que não serão detectados devido à falta de uma política definida.
3. Ausência de processos automatizados
A falta de automação nos processos, seja na submissão de despesas, na digitalização de recibos ou nos processos de reembolso, pode facilitar a ocorrência de fraudes.
Isso ocorre devido à necessidade de manter registros e controle por meio de planilhas e documentos físicos, o que pode resultar em erros que passam despercebidos ou alterações de valores.
4. Excesso de comprovantes
Uma estratégia peculiar a ser observada é o uso excessivo de documentação – sim, ela existe!
Às vezes, para obter reembolsos extras, os funcionários podem apresentar notas fiscais e/ou comprovantes duplicados. Em alguns casos mais extremos, eles podem até mesmo fornecer notas e recibos falsos, dificultando identificar o valor correto das despesas.
5. Gastos no limite do orçamento
Por fim, outro ponto para ficar atento envolve os gastos limites de uma viagem. Inicialmente, é importante estabelecer limites de gastos para viagens corporativas. Entretanto, quando os gastos frequentemente se aproximam desse limite máximo, os gestores devem ficar atentos.
Isso ocorre porque os colaboradores podem utilizar todo o orçamento disponível para cometer fraudes, ao invés de controlarem os custos.
Se essa proximidade com o limite se tornar uma ocorrência comum, fique de olho! Nesses casos, será crucial examinar mais profundamente os comprovantes e notas fiscais para identificar tentativas de manipular os relatórios de despesas.
Leia também: Quais as consequências da demissão sem justa causa para o empregado e o empregador?
Conheça medidas para a prevenção de fraudes de gastos corporativos em viagens
Levando em consideração o contexto que abordamos neste post, apresentamos os principais aspectos a serem considerados pelas empresas na prevenção de fraudes em suas despesas de viagens corporativas.
Todas essas práticas visam aprimorar a conformidade, a governança corporativa e manter um clima organizacional saudável. Conheça-os a seguir:
1. Redobrar cuidados com relatórios de despesas
O encerramento dos registros de despesas durante as viagens é uma etapa fundamental na prevenção de fraudes de gastos corporativos.
Essa fase permite uma análise detalhada de cada uma das despesas, notas fiscais e recibos, identificando possíveis irregularidades.
Caso tudo seja validado, o processo de reembolso ao funcionário pode prosseguir sem problemas ou questões adicionais. Um bom conselho é procurar contar com tecnologias para facilitar esse processo, já que a abordagem manual pode resultar em erros de processamento de dados e falhas na detecção de fraudes.
2. Analisar o perfil dos colaboradores e contar com uma política de despesas corporativas em viagens
Conforme mencionado no primeiro sinal de possíveis fraudes, a política de despesas e sua comunicação clara desempenham um papel fundamental na manutenção e para garantir que todos os colaboradores compreendam as regras e limites relacionados a gastos e reembolsos.
Para reforçar a eficácia da política, é bastante útil realizar um levantamento dos perfis dos colaboradores, analisando seus hábitos e padrões de gastos durante as viagens de negócios da companhia.
3. Utilizar tecnologias
Por fim, para evitar fraudes, ressaltamos a importância de contar com tecnologias na gestão de despesas e viagens. Essas soluções aprimoram o procedimento de relato de despesas, validação, reembolso e produção de relatórios, aumentando a transparência nos gastos.
Sem contar que, com a realização de auditorias periódicas, muitos comportamentos fraudulentos podem ser desencorajados. Adicionalmente, essas plataformas facilitam uma análise minuciosa dos principais custos que envolvem as viagens corporativas, como hospedagem, transporte e alimentação.
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