Reembolso de despesas na CLT: o que diz a lei e como aplicar?
O reembolso de despesas corporativas é uma prática fundamental no ambiente empresarial brasileiro, mas ainda gera muitas dúvidas tanto para gestores quanto para colaboradores sobre a sua prática.
Quando um funcionário precisa arcar com gastos próprios para realizar atividades profissionais, surge a questão: o que a CLT diz sobre isso e como implementar um processo eficiente?
Compreender os direitos e deveres relacionados ao reembolso de despesas é essencial para manter a saúde financeira da empresa e garantir a satisfação dos colaboradores.
Mais do que uma obrigação legal, um sistema bem estruturado de reembolsos demonstra o comprometimento da organização com seus funcionários e pode ser um diferencial na retenção de talentos.
Neste post, você vai entender mais sobre o reembolso de despesas na CLT, o que dizem as leis sobre a prática e a forma correta de aplicá-la às finanças da sua companhia.
Quer saber mais? Continue a leitura!
O que é reembolso de despesas corporativas?
O reembolso de despesas corporativas acontece quando um colaborador utiliza recursos próprios para cobrir gastos relacionados às suas atividades profissionais. Essa situação é mais comum do que muitos imaginam e pode envolver diferentes cenários, desde viagens de negócios até a compra de materiais de escritório.
Imagine um vendedor que precisa visitar clientes em outra cidade e arca com os custos de combustível, pedágio e alimentação. Ou então um gerente que participa de um treinamento e paga a inscrição com recursos próprios.
Nesses casos, a empresa tem a responsabilidade de ressarcir esses valores, desde que estejam alinhados com as políticas internas e sejam devidamente comprovados.
O processo de reembolso vai além de simplesmente devolver o dinheiro gasto. Ele envolve a criação de políticas claras, processos de aprovação, documentação adequada e controles financeiros que garantam transparência e eficiência para todas as partes envolvidas.
Principais tipos de despesas reembolsáveis
Entender quais gastos podem ser reembolsados é fundamental para criar uma política eficiente. A CLT e as práticas empresariais reconhecem diversos tipos de despesas elegíveis:
a) Viagens de negócios
Representam a categoria mais comum de reembolso. Incluem passagens aéreas, rodoviárias ou terrestres, hospedagem, aluguel de veículos, combustível, pedágio, estacionamento e refeições durante o período da viagem. É importante estabelecer limites claros para cada categoria, especialmente alimentação e hospedagem.
b) Transporte para atividades profissionais
Abrange o uso de veículo próprio para visitas a clientes, fornecedores ou participação em eventos externos. Muitas empresas estabelecem uma taxa por quilômetro rodado ou reembolsam com base nos comprovantes de combustível e manutenção.
c) Alimentação em atividades externas
Inclui refeições durante reuniões de negócios, eventos corporativos ou treinamentos. É comum estabelecer um valor máximo diário e exigir nota fiscal para comprovação.
d) Treinamentos e capacitação
Envolvem taxas de inscrição em cursos, workshops, conferências e seminários relacionados ao trabalho, além dos custos de deslocamento e hospedagem quando necessários.
e) Despesas de comunicação
Podem incluir uso de telefone pessoal para atividades profissionais, pacotes de internet adicionais ou aquisição de dispositivos eletrônicos necessários para o trabalho.
f) Equipamentos e materiais de trabalho
Abrangem a compra de ferramentas, softwares, materiais de escritório ou equipamentos de proteção individual quando não fornecidos pela empresa.
Por outro lado, algumas despesas definitivamente não são reembolsáveis: gastos pessoais, bebidas alcoólicas, atividades de lazer durante viagens de negócios, multas de trânsito, entretenimento pessoal e gastos que excedam os limites estabelecidos na política da empresa.
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Na prática, como é o processo de reembolso?
Um processo eficiente de reembolso envolve várias etapas que precisam ser bem coordenadas. Tudo começa quando o colaborador incorre em uma despesa relacionada ao trabalho e guarda os comprovantes necessários.
A solicitação deve ser feita através dos canais estabelecidos pela empresa, preenchendo formulários específicos e anexando toda a documentação comprobatória. É importante que as informações sejam claras e completas, incluindo data, valor, finalidade da despesa e relacionamento com as atividades profissionais.
O processo de aprovação deve seguir a hierarquia estabelecida na política. Gestores diretos podem aprovar despesas de menor valor, enquanto gastos maiores precisam de aprovação de níveis superiores. Essa etapa é crucial para manter o controle financeiro e garantir que apenas despesas legítimas sejam reembolsadas.
Após a aprovação, o setor financeiro processa o reembolso e efetua o pagamento ao colaborador. O prazo para pagamento deve estar claramente definido na política da empresa, e é importante cumpri-lo para manter a confiança dos funcionários.
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Reembolso de despesas na CLT: O que diz a CLT sobre a prática?
A Consolidação das Leis do Trabalho estabelece que os custos das atividades empresariais são de responsabilidade do empregador. Em outras palavras, o colaborador não pode ser financeiramente prejudicado ao realizar suas funções profissionais.
Este princípio fundamental protege o colaborador e garante que ele não tenha que arcar com despesas – que são, na verdade, custos operacionais da empresa. Com a Reforma Trabalhista de 2017, o cenário do reembolso empresarial ganhou mais flexibilidade e clareza.
A legislação passou a reconhecer explicitamente três modalidades principais de reembolso:
1. Despesas com viagens corporativas
Previstas no artigo 457 da CLT, incluem diárias, hospedagem, transporte e alimentação durante deslocamentos a trabalho. O importante é que essas despesas tenham natureza indenizatória e não constituam salário.
2. Despesas de home office
Com o crescimento do trabalho remoto, o artigo 75-D passou a prever o reembolso de gastos com equipamentos tecnológicos, infraestrutura e outras despesas necessárias para o trabalho remoto, desde que acordadas em contrato.
3. Despesas de transferência
O artigo 469 trata dos custos relacionados à mudança de domicílio quando há transferência do colaborador para outra localidade a pedido da empresa.
Um aspecto essencial — e que faz toda a diferença — é que os reembolsos têm natureza indenizatória, ou seja, não entram como salário e, por isso, não sofrem descontos de impostos ou encargos trabalhistas.
Mas atenção: esse benefício vale somente até o limite de 50% do salário do colaborador. Se passar disso, a legislação considera que o valor deixa de ser uma indenização e passa a ter caráter salarial, o que muda totalmente o tratamento fiscal.
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Próximos passos estratégicos
O futuro da gestão de despesas corporativas será completamente digital, automatizado e focado na experiência do usuário. Empresas que não se adaptarem até 2025 estarão em desvantagem competitiva significativa.
Comece hoje mesmo:
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A gestão estratégica de reembolsos não é mais opcional – é essencial para empresas que querem atrair e reter talentos, otimizar custos e manter competitividade no mercado atual.
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