Como fazer o reembolso de combustível corretamente? Saiba mais sobre o modelo de gasto corporativo

Pode não parecer, mas oferecer o reembolso de combustível aos funcionários não é um ponto previsto por lei. No entanto, ao ofertá-lo, é possível elevar o nível de engajamento dos colaboradores. Neste post, você fica por dentro de como o reembolso de combustível pode ser uma ferramenta essencial no seu trabalho!

Você conhece o conceito por trás do reembolso de combustível?

Bem, trata-se de um processo no qual uma empresa ou organização reembolsa seus funcionários pelas despesas com combustível incorridas durante viagens a trabalho ou deslocamentos necessários para a realização de tarefas relacionadas às suas funções profissionais, como almoços e inspeções.

Embora não seja um requisito estabelecido pelas leis trabalhistas, o reembolso das despesas com combustível incorridas por um funcionário é uma prática adotada por muitas empresas como parte de seu pacote de benefícios, ou essencialmente como uma forma de compensação pelas despesas relacionadas ao cotidiano do trabalho.

Está considerando oferecer o reembolso de despesas com combustível aos seus funcionários?

Neste post, você terá a oportunidade de compreender como implementar esse benefício, explorar algumas das opções disponíveis, identificar as vantagens dessa prática e entender como todos esses aspectos podem contribuir para aumentar o engajamento dos colaboradores da sua empresa.

Quer saber mais? Basta continuar a leitura e ficar por dentro de tudo!

Como o reembolso de combustível pode ser oferecido aos funcionários?

Existem muitas dúvidas sobre este procedimento de reembolso. No entanto, vamos simplificar para você.

abastecimento de combustível

Primeiramente, é importante entender que o procedimento de reembolso pode ser realizado mediante a apresentação de recibos, notas fiscais ou outros comprovantes que consigam atestar os gastos relacionados a combustível.

No entanto, existem algumas fases gerais que constituem a política de reembolso corporativos. Conheça-os:

  1. A companhia decide se há a necessidade de oferecer reembolso de combustível ao seu time de colaboradores;
  2. Estabelecem-se regras claras e bem definidas para o reembolso de combustível. Geralmente, elas incluem o valor a ser reembolsado, bem como o procedimento para apresentação de recibos, notas fiscais ou demais comprovantes;
  3. Após a viagem corporativa, o colaborador interessado deve apresentar os comprovantes à empresa para, em seguida, solicitar o reembolso;
  4. O departamento responsável (geralmente o financeiro ou o RH) entra em ação e analisa a solicitação de reembolso: com isso, ela deve verificar a presença de todos os documentos fornecidos, bem como as informações necessárias para avaliar se o valor solicitado está conforme as regras estabelecidas pela empresa;
  5. Uma vez que a solicitação seja aprovada, a empresa, por fim, efetua o reembolso de combustível ao colaborador.

Entendeu como é bastante fácil? No entanto, essa modalidade conta com algumas particularidades que serão explicadas nas próximas seções.

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Como realizar o cálculo de reembolso de combustível na minha empresa?

O primeiro passo crucial que envolve o reembolso de combustível é o cálculo do reembolso.

Geralmente, é estabelecida uma norma que compreende o valor por quilômetro rodado. Esse valor pode ser derivado de uma média do preço do combustível ou de outros critérios definidos pela empresa.

bomba de posto de gasolina
Ter uma compreensão precisa da distinção entre reembolso de combustível e vale-combustível é fundamental para um sólido planejamento financeiro da empresa e, evidentemente, para garantir a satisfação dos colaboradores que contam com essa assistência para desempenhar suas responsabilidades

Após a determinação do valor por quilômetro para o reembolso, o passo seguinte é entender qual foi a distância percorrida pelo funcionário. Para isso, é indicado utilizar planilhas ou outras tecnologias que se mostram mais eficazes para garantir a precisão do cálculo.

Uma vez que esteja estabelecido o valor final a ser reembolsado, basta multiplicar a quantia por quilômetro rodado pelo número de quilômetros efetivamente percorridos pelo colaborador durante a viagem. 

mulher colocando gasolina no carro no posto
Ao contrário do reembolso, onde o funcionário gasta e depois é reembolsado, o auxílio-combustível é uma quantia pré-determinada pela empresa. Esse montante é disponibilizado por meio de cartão, adicional ou ticket para ajudar a cobrir os custos do deslocamento diário do funcionário

Por último, mas não menos importante, é essencial verificar se o montante calculado está segundo as regras previamente estabelecidas pela empresa ou organização em relação ao reembolso de combustível.

Os riscos de cometer erros no cálculo de reembolso

É evidente que equívocos no cálculo do reembolso de combustível acontecem. Para piorar, eles podem acarretar sérias ramificações tanto para as empresas quanto para seus colaboradores. 

pessoa abastecendo carro no posto de gasolina
A decisão entre optar pelo auxílio combustível ou pelo reembolso de despesas está condicionada a diversos fatores, incluindo o planejamento da empresa, acordos estabelecidos entre empregador e empregado, bem como as particularidades de cada situação

Muitas consequências estão associadas a esses erros, que vão desde questões fiscais e desequilíbrio financeiro ao desconforto entre os funcionários.

Além disso, vale destacar que falhas no cálculo do reembolso de combustível também podem desencadear processos judiciais, bem como ações legais contra a empresa. 

Por essas razões, a implementação de um processo claro e preciso para o cálculo de reembolsos é fundamental. Isso não apenas ajuda a evitar riscos, mas também assegura a integridade financeira da empresa e promove o bem-estar e conforto dos membros da equipe do quadro de funcionários. 

Leia também: Quais as consequências da demissão sem justa causa: para o empregado e o empregador?

A legislação trabalhista e o reembolso de combustível

Como mencionamos anteriormente, a legislação brasileira não estabelece diretrizes específicas que envolvem o reembolso de combustível.

Mas tanto a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) quanto o Imposto de Renda (IR) podem influenciar a modalidade de reembolsos nas empresas.

homem abastecendo carro
Se um colaborador viajar a trabalho utilizando seu próprio veículo ou custear o abastecimento de um veículo da empresa, o empregador tem a responsabilidade de realizar o reembolso das despesas incorridas pelo colaborador nesse contexto.

Conheça alguns dos principais pontos a considerar:

  1. Pela CLT, a empresa pode ser obrigada a reembolsar as despesas do trabalhador relacionadas à prestação de serviços, o que engloba os gastos com combustível.
  2. O Imposto de Renda, por sua vez, considera o reembolso de combustível como um rendimento tributável, o que implica que a empresa deve realizar a retenção de impostos sobre o valor reembolsado.

Quanto ao uso do vale-combustível como forma de compensar despesas com combustível, uma prática bastante comum em empresas brasileiras e destacada durante seleções de trabalho, a legislação não estabelece regras específicas para essa estratégia. Entretanto, o tratamento tributário é semelhante ao do reembolso.

Leia também: Contratação de pessoas com deficiência (PCD) – o que dizem as leis e quais as vantagens para a sua companhia?

Reembolso ou vale-combustível?

Não se confunda! O reembolso de combustível e o vale-combustível são duas formas distintas de compensação de gastos com combustível. Conheça as diferenças entre elas para entender melhor:

Reembolso de combustível

Nesta forma, o funcionário apresenta recibos ou notas fiscais que comprovam os gastos com combustível durante sua viagem a trabalho. Em seguida, ele pode solicitar o reembolso à empresa.

Uma equipe especializada analisa a solicitação e procede com o reembolso, desde que esteja em conformidade com as regras estabelecidas.

posto de gasolina
O reembolso de despesas corporativas é um direito legal que abarca todas as despesas relacionadas ao trabalho dos funcionários de uma companhia. Isso acaba incluindo os gastos em viagens corporativas ou em almoços de negócios, sendo responsabilidade da empresa cobrir esses custos

Uma característica notável, no entanto, é que o funcionário tem a liberdade de escolher a forma de abastecimento, bem como tipo de combustível a ser utilizado. Essa prática oferecer flexibilidade, embora esteja sujeito aos limites definidos pela empresa em termos de valor reembolsável.

Vale-Combustível

O vale-combustível, por outro lado, é uma quantia predeterminada fornecida pela organização ao colaborador para cobrir os gastos com combustível em viagens a trabalho.

Nesse caso, não é necessário apresentar recibos ou notas fiscais, pois a compensação já ocorreu antecipadamente pela empresa.

posto de gasolina
É frequente que as empresas estabeleçam um valor equivalente ao vale-transporte ao substituí-lo pelo vale-combustível. No entanto, quando o vale-combustível é disponibilizado para utilização durante atividades profissionais, como visitas a clientes ou viagens corporativas, a situação deve ser avaliada individualmente pelo setor responsável

Essa abordagem também ajuda a eliminar as burocracias associadas ao processo de reembolso, como a coleta de documentos e a solicitação em si.

O vale-combustível oferece simplicidade e praticidade para o colaborador, embora sua utilização esteja restrita ao valor previamente determinado pela empresa.

Ao escolher entre essas opções, é crucial que a empresa considere suas próprias necessidades e preferências, garantindo que o método escolhido seja o mais adequado para seu contexto e políticas internas.

Em resumo, há várias abordagens para efetuar o reembolso de combustível para funcionários em viagens corporativas.

No entanto, a empresa tem certa flexibilidade para estabelecer suas próprias diretrizes, assegurando, em última instância, que o colaborador seja devidamente ressarcido.

Leia também: Como manter o funcionário dentro da empresa?

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