Qual o custo mensal de um funcionário para minha empresa?

Entender com exatidão o custo mensal de um funcionário para a sua companhia pode te ajudar a ampliar seu conhecimento sobre os custos operacionais da sua empresa e, consequentemente, sobre como otimizá-lo.

É bastante comum que uma pessoa empreendedora trabalhe durante o período inicial da sua empreitada, acumulando diversas funções. Mas sabemos que é muito difícil dar conta de tudo, para não dizer contraproducente. Principalmente quando o negócio começa a crescer e as tarefas começam a tomar uma proporção maior. 

Neste cenário, é chegada a hora de contratar funcionários para otimizar todos os pontos da operação de uma companhia. Porém, antes de contratar um novo colaborador, é muito importante tomar conhecimento sobre o custo que esta contratação terá na empresa. 

Os custos para manter um funcionário vão além do valor do salário bruto, pois existem encargos sociais obrigatórios e previstos por lei que devem ser cumpridos. 

Quer saber qual o custo mensal de um funcionário para a sua empresa? Então, basta continuar a leitura!

Qual é o custo mensal de um funcionário para uma empresa?

Antes de mais nada, é importante saber que o custo de um funcionário para a sua empresa vai muito além de somente do valor registrado na carteira de trabalho. 

Na verdade, o custo mensal de um colaborador contratado com base na CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) inclui, logicamente, o salário registrado no contrato do trabalho e, além disso, os encargos sociais obrigatórios. 

Os encargos sociais obrigatórios são conhecidos como os impostos pagos por uma companhia com a intenção de serem revertidos em benefícios indiretos e de longo prazo para os seus colaboradores. São eles: 

• FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviços), correspondente a 8% do salário estipulado no contrato;
• Multa por rescisão: 40% sobre o FGTS;
• Férias;
• Adicional de um terço sobre o valor das férias;
• Décimo terceiro salário.

Além disso, existem outros aspectos que também devem ser considerados para estipular o valor que um colaborador necessita para ser mantido na empresa.

Por exemplo, caso ele utilize o transporte público para ir de casa para o trabalho e, consequentemente, do trabalho para casa, a companhia ainda terá de desembolsar o valor específico referente ao vale-transporte para o funcionário – benefício que falaremos com mais detalhes adiante.

Além do valor do salário e do FGTS, que são pagos mensalmente de maneira recorrente, a companhia também terá de fazer provisões mensais para cobrir os gastos com outros direitos trabalhistas, como férias e décimo terceiro salário – contudo, esses valores serão repassados ao colaborador somente uma vez ao ano.

Da mesma maneira, também será necessário levar em consideração também os valores do FGTS sobre valor das férias, do adicional de férias e também do décimo terceiro salário. Além disso, também existe a multa de 40% sobre o FGTS por rescisão, que deve ser pago em casos de demissão sem justa causa.

Com todos esses valores definidos, é assim que a empresa vai compondo o caixa com frações para conseguir pagar todos esses encargos. Por isso, é importante que eles sejam considerados na hora de calcular o custo mensal de um funcionário para qualquer empresa.

Além desse cálculo básico, os custos com um colaborador de carteira assinada também podem variar de acordo com o regime tributário da companhia ao qual ele pertence.

Isso porque existem várias modalidades diferentes de empresas, como aquelas que são optantes do Simples Nacional (que, por sua vez, pagam menos encargos de forma geral), ou as empresas optantes do Lucro Real ou Lucro Presumido. 

Falaremos mais detalhadamente sobre essa separação nas próximas seções. Continue a leitura!

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Qual o custo mensal de um funcionário para uma empresa optante do Simples Nacional?

Criado em 1996 através de medida provisória e convertida na Lei nº 9.317/1996 pelo governo do Brasil, o Simples Nacional é o nome dado ao sistema de tributação simplificado cujo objetivo é o de otimizar o recolhimento das contribuições das micro, pequenas e médias empresas. 

Para facilitar seu entendimento, o Simples Nacional é definido como o enquadramento tributário exclusivo para empresas com faturamento bruto anual de até R$ 4,8 milhões e que também preencham os requisitos legais para viabilizar a adesão a este modelo de regime.

Além de contar com um processo de apuração de impostos de maneira mais simplificada, como o seu nome sugere, com um pagamento em guia única (emitido pelo DAS), o Simples Nacional também implica em alíquotas mais favoráveis às empresas que optam pelo modelo, trazendo uma carga tributária com valores menores.

E, diferentemente do que ocorre com os funcionários das empresas que operam sobre Lucro Presumido e Lucro Real, as companhias optantes do Simples Nacional não são obrigadas a pagar encargos referentes a questões como INSS patronal, Salário Educação, SAT e SENAI/SESI/SEBRAE.

Desta maneira, o custo mensal de um funcionário para uma empresa optante do Simples Nacional será composto pelos seguintes valores e encargos: 

• Salário contratual;
• 8% de FGTS;
• Provisão de férias (1/12 do salário);
• Provisão de 13º (1/12 do salário);
• Provisão de FGTS sobre férias e 13º;
• Provisão de multa sobre o FGTS por rescisão;
• Provisão de multa do FGTS sobre férias e 13º.

Exemplo do valor a ser pago por um funcionário de empresa optante do Simples Nacional

Para facilitar o entendimento referente aos encargos que mencionamos anteriormente, vejamos aqui um exemplo de como seriam os impostos e tributos pagos e cobrados a um funcionário cujo salário é de R$ 1.000,00:

• 8% de FGTS mensal: R$ 80,00;
• 8% de FGTS do valor anual: R$ 186,67;
• Provisão mensal de R$ 210,00;
• Valor anual de férias: R$ 1.000,00;
• 1/3 sobre as férias anuais: R$ 333,33;
• 13º salário anual: R$ 1.000,00.

Vamos também supor que, além do salário mensal de R$ 1.000,00, o colaborador também receba um vale-transporte e um vale alimentação mensal de R$ 132,00 e R$ 220,00, respectivamente. 

Ao todo, somando apenas os valores e encargos mensais, portanto, excluindo 13º salário e afins, o total mensal seria o de R$ 1.642,00, menos 7,5% do INSS e 6% do vale-transporte, resultando no valor de R$ 1.507,00.

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Qual o custo mensal de um funcionário para uma empresa optante do Lucro Presumido ou Lucro Real?

Para ficar mais fácil a compreensão sobre o entendimento do Lucro Real e do Lucro Presumido, primeiramente, vamos explicar melhor sobre cada um desses regimes tributários. 

O Lucro Presumido é um regime tributário em que uma companhia faz a apuração simplificada do Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ), assim como também da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL). Por sua vez, a Receita Federal presume que uma determinada porcentagem do faturamento daquela companhia se trata do lucro.

Já o Lucro Real é um regime de tributação em que tanto o cálculo do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ), como o da Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido (CSLL), é feito com base no lucro real da empresa (ou seja, receitas menos despesas) e com ajustes previstos em lei. Ele também se trata de um dos regimes tributários tradicionais na nossa legislação.

Pronto, agora que você já sabe um pouco mais sobre a definição de ambos os regimes tributários, é importante considerar que as empresas do Lucro Presumido e do Lucro Real pagam mais encargos trabalhistas que as companhias optantes do Simples Nacional, como adiantamos anteriormente. 

Dessa maneira, os custos para manter um funcionário CLT, basicamente, contam com os encargos que explicamos durante a seção sobre o Simples Nacional somados com os pagamentos pagamento dos seguintes encargos sobre o valor do salário estabelecido no contrato de um colaborador:

• INSS patronal: 20%;
• Seguro Acidente de Trabalho (SAT): até 3%;
• Salário Educação: 2,5%;
• Incra/SENAI/SESI /SEBRAE: 3,3%.

Em outras palavras, para saber quanto custa um funcionário para uma empresa do Lucro Presumido ou Real, será necessário somar os percentuais acima ao salário contratual, além das demais obrigações (como FGTS, 13º salário e férias, por exemplo).

No regime de Lucro Presumido, o cálculo do Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) é composto a partir de faixas pré-determinadas pela Receita Federal do Brasil (RFB), conforme a atividade econômica da companhia.

Já no Lucro Real, o cálculo do Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) é baseado no lucro fiscal da empresa. Este enquadramento é obrigatório para empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões durante o período de apuração do setor financeiro.

Exemplo do valor a ser pago por um funcionário de empresa optante do Lucro Real e Lucro Presumido

Para facilitar o entendimento referente aos encargos que mencionamos anteriormente, vejamos aqui um exemplo de como seriam os impostos e tributos pagos e cobrados a um funcionário cujo salário é de R$ 1.000,00:

Nessas empresas, os cálculos para obter o salário dos funcionários segue o pagamento dos mesmos tributos dos optantes do Simples Nacional. Contudo, há um acréscimo nas seguintes alíquotas: 

• De 1% a 3% de seguro contra acidentes;
• 2,5% referente à salário educação;
• 3,3% de alíquota de terceiros;
• 8,33% de 13º salário;
• 11,11% de férias, considerando um salário por ano mais 1/3 de abono;
• 20% de contribuição patronal do INSS;
• 20% para descanso semanal remunerado.

Ao todo, e utilizando como base o salário de R$ 1.000,00, o valor a ser reservado para lidar com o salário de um colaborador mais os encargos seria o de R$ 1.682,40 para o funcionário. 

Essa estimativa representaria um valor de R$ 700,00 a mais de gastos em relação a somente um salário.

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E quanto custa para o MEI ter um funcionário?

As regras mencionadas acima não se aplicam para a categoria do Microempreendedor Individual, conhecido popularmente como MEI. O MEI só pode ter um único funcionário e o mesmo deve receber apenas um salário mínimo vigente ou piso salarial da categoria ao qual exerce, como prevê o artigo 18 – C da Lei Complementar 128/2018.

Dessa maneira, o MEI tem os seguintes custos para ter um funcionário, além do salário contratual, claro:

• 3% de INSS;
• 8% de FGTS.

Além disso, também será necessário fazer as provisões mensais para o pagamento de encargos que implicam nas férias, 13º e multa rescisória.

Exemplo do valor a ser pago por um funcionário de empresa optante do MEI

Para facilitar o entendimento referente aos encargos que mencionamos anteriormente, vejamos aqui um exemplo de como seriam os impostos e tributos pagos e cobrados a um funcionário cujo salário é de R$ 1.212,00 (referente ao salário mínimo de 2022):

• R$ 36,36 (3% de INSS);
• R$ 96,96 (8% de FGTS);
• R$ 134,67 (valor referente à provisão de férias);
• R$ 101,00 (valor referente à provisão de 13º);
• R$ 4,04 (valor referente à provisão de INSS sobre adicional de férias e 13º);
• R$ 10,77 (valor referente à provisão de FGTS sobre férias e 13º);
• R$ 38,78 (valor referente à provisão de multa sobre o FGTS por rescisão);
• R$ 4,31 (valor referente à provisão de multa FGTS sobre férias e 13º).

Assim, somando todos esses valores por mês, chegamos ao total de R$ 426,59. Desta maneira, o custo mensal de um funcionário para o MEI, considerando o valor mínimo de 2022, de R$ 1.212,00, será de R$ 1.638,59.

Embora nem todos os valores supracitados sejam pagos de maneira recorrente, é importante separar todas as provisões para evitar surpresas e otimizar a organização das finanças da companhia.

Aliás, também é importante ressaltar que que ainda pode haver o pagamento de benefícios como vale-transporte ou vale-refeição, que devem ser somados a este custo.

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Quais são as regras de pagamento para vale-transporte e alimentação?

Um dos principais benefícios oferecidos aos colaboradores de uma companhia, o vale-transporte funciona, basicamente, como uma antecipação das despesas do funcionário com transporte público no deslocamento até o local de trabalho. Aliás, seu pagamento pela empresa também é obrigatório, como determina a lei n.º 7.418/1985.

Contudo, essa lei permite o desconto de até 6% do valor do salário para ajudar a cobrir o custo com o vale-transporte. Em outras palavras, considerando um salário mínimo de R$ 1.212, o valor máximo do desconto será de R$ 72,72. Porém, o funcionário pode optar ou não pelo recebimento deste auxílio.

Quanto aos benefícios referentes à alimentação, não existe nenhuma lei ou obrigação legal de fornecimento pela empresa ao funcionário, por exemplo, exceto se estiver estabelecido no contrato de trabalho ou por convenção coletiva (ato jurídico pactuado entre sindicatos de empregadores e de empregados para o estabelecimento de regras nas relações de trabalho em todo o âmbito das respectivas categorias).

Em casos do vale-refeição ou alimentação ser oferecido como um benefício, a legislação autoriza um desconto de, no máximo, 20% do salário da pessoa empregada para ajudar no seu custeio. Essa condição tem como base o artigo art. 458 da CLT:

Além do pagamento em dinheiro, compreende-se no salário, para todos os efeitos legais, a alimentação, habitação, vestuário ou outras prestações in natura que a empresa por força do contrato ou do costume, fornecer habitualmente ao empregado. Em caso algum será permitido o pagamento com bebidas alcoólicas ou drogas nocivas.

art. 458 da CLT

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Conclusão

Como você pode ter entendido, o custo mensal de um funcionário vai muito além do salário final. Existem encargos, impostos, benefícios e outros adicionais que irão ultrapassar aquele valor do salário para manter um colaborador no quadro da sua empresa. 

No entanto, considerar todos os custos e apostar em um determinado talento pode ser fundamental para que sua empresa possa alçar novos voos no mercado de trabalho – cada vez mais competitivo, aliás. 

Por isso, se for fundamental para o crescimento da sua companhia, não deixe os valores te assustarem: contratar um novo nome para a empresa pode fazer todos os gastos a mais valerem a pena!

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