Como fazer o reembolso de combustível corretamente? Saiba mais sobre o modelo de gasto corporativo
Pode não parecer, mas oferecer o reembolso de combustível aos funcionários não é um ponto previsto por lei. No entanto, ao ofertá-lo, é possível elevar o nível de engajamento dos colaboradores. Neste post, você fica por dentro de como o reembolso de combustível pode ser uma ferramenta essencial no seu trabalho!
Você conhece o conceito por trás do reembolso de combustível?
Bem, trata-se de um processo no qual uma empresa ou organização reembolsa seus funcionários pelas despesas com combustível incorridas durante viagens a trabalho ou deslocamentos necessários para a realização de tarefas relacionadas às suas funções profissionais, como almoços e inspeções.
Embora não seja um requisito estabelecido pelas leis trabalhistas, o reembolso das despesas com combustível incorridas por um funcionário é uma prática adotada por muitas empresas como parte de seu pacote de benefícios, ou essencialmente como uma forma de compensação pelas despesas relacionadas ao cotidiano do trabalho.
Está considerando oferecer o reembolso de despesas com combustível aos seus funcionários?
Neste post, você terá a oportunidade de compreender como implementar esse benefício, explorar algumas das opções disponíveis, identificar as vantagens dessa prática e entender como todos esses aspectos podem contribuir para aumentar o engajamento dos colaboradores da sua empresa.
Quer saber mais? Basta continuar a leitura e ficar por dentro de tudo!
Como o reembolso de combustível pode ser oferecido aos funcionários?
Existem muitas dúvidas sobre este procedimento de reembolso. No entanto, vamos simplificar para você.
Primeiramente, é importante entender que o procedimento de reembolso pode ser realizado mediante a apresentação de recibos, notas fiscais ou outros comprovantes que consigam atestar os gastos relacionados a combustível.
No entanto, existem algumas fases gerais que constituem a política de reembolso corporativos. Conheça-os:
- A companhia decide se há a necessidade de oferecer reembolso de combustível ao seu time de colaboradores;
- Estabelecem-se regras claras e bem definidas para o reembolso de combustível. Geralmente, elas incluem o valor a ser reembolsado, bem como o procedimento para apresentação de recibos, notas fiscais ou demais comprovantes;
- Após a viagem corporativa, o colaborador interessado deve apresentar os comprovantes à empresa para, em seguida, solicitar o reembolso;
- O departamento responsável (geralmente o financeiro ou o RH) entra em ação e analisa a solicitação de reembolso: com isso, ela deve verificar a presença de todos os documentos fornecidos, bem como as informações necessárias para avaliar se o valor solicitado está conforme as regras estabelecidas pela empresa;
- Uma vez que a solicitação seja aprovada, a empresa, por fim, efetua o reembolso de combustível ao colaborador.
Entendeu como é bastante fácil? No entanto, essa modalidade conta com algumas particularidades que serão explicadas nas próximas seções.
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Como realizar o cálculo de reembolso de combustível na minha empresa?
O primeiro passo crucial que envolve o reembolso de combustível é o cálculo do reembolso.
Geralmente, é estabelecida uma norma que compreende o valor por quilômetro rodado. Esse valor pode ser derivado de uma média do preço do combustível ou de outros critérios definidos pela empresa.
Após a determinação do valor por quilômetro para o reembolso, o passo seguinte é entender qual foi a distância percorrida pelo funcionário. Para isso, é indicado utilizar planilhas ou outras tecnologias que se mostram mais eficazes para garantir a precisão do cálculo.
Uma vez que esteja estabelecido o valor final a ser reembolsado, basta multiplicar a quantia por quilômetro rodado pelo número de quilômetros efetivamente percorridos pelo colaborador durante a viagem.
Por último, mas não menos importante, é essencial verificar se o montante calculado está segundo as regras previamente estabelecidas pela empresa ou organização em relação ao reembolso de combustível.
Os riscos de cometer erros no cálculo de reembolso
É evidente que equívocos no cálculo do reembolso de combustível acontecem. Para piorar, eles podem acarretar sérias ramificações tanto para as empresas quanto para seus colaboradores.
Muitas consequências estão associadas a esses erros, que vão desde questões fiscais e desequilíbrio financeiro ao desconforto entre os funcionários.
Além disso, vale destacar que falhas no cálculo do reembolso de combustível também podem desencadear processos judiciais, bem como ações legais contra a empresa.
Por essas razões, a implementação de um processo claro e preciso para o cálculo de reembolsos é fundamental. Isso não apenas ajuda a evitar riscos, mas também assegura a integridade financeira da empresa e promove o bem-estar e conforto dos membros da equipe do quadro de funcionários.
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A legislação trabalhista e o reembolso de combustível
Como mencionamos anteriormente, a legislação brasileira não estabelece diretrizes específicas que envolvem o reembolso de combustível.
Mas tanto a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) quanto o Imposto de Renda (IR) podem influenciar a modalidade de reembolsos nas empresas.
Conheça alguns dos principais pontos a considerar:
- Pela CLT, a empresa pode ser obrigada a reembolsar as despesas do trabalhador relacionadas à prestação de serviços, o que engloba os gastos com combustível.
- O Imposto de Renda, por sua vez, considera o reembolso de combustível como um rendimento tributável, o que implica que a empresa deve realizar a retenção de impostos sobre o valor reembolsado.
Quanto ao uso do vale-combustível como forma de compensar despesas com combustível, uma prática bastante comum em empresas brasileiras e destacada durante seleções de trabalho, a legislação não estabelece regras específicas para essa estratégia. Entretanto, o tratamento tributário é semelhante ao do reembolso.
Reembolso ou vale-combustível?
Não se confunda! O reembolso de combustível e o vale-combustível são duas formas distintas de compensação de gastos com combustível. Conheça as diferenças entre elas para entender melhor:
Reembolso de combustível
Nesta forma, o funcionário apresenta recibos ou notas fiscais que comprovam os gastos com combustível durante sua viagem a trabalho. Em seguida, ele pode solicitar o reembolso à empresa.
Uma equipe especializada analisa a solicitação e procede com o reembolso, desde que esteja em conformidade com as regras estabelecidas.
Uma característica notável, no entanto, é que o funcionário tem a liberdade de escolher a forma de abastecimento, bem como tipo de combustível a ser utilizado. Essa prática oferecer flexibilidade, embora esteja sujeito aos limites definidos pela empresa em termos de valor reembolsável.
Vale-Combustível
O vale-combustível, por outro lado, é uma quantia predeterminada fornecida pela organização ao colaborador para cobrir os gastos com combustível em viagens a trabalho.
Nesse caso, não é necessário apresentar recibos ou notas fiscais, pois a compensação já ocorreu antecipadamente pela empresa.
Essa abordagem também ajuda a eliminar as burocracias associadas ao processo de reembolso, como a coleta de documentos e a solicitação em si.
O vale-combustível oferece simplicidade e praticidade para o colaborador, embora sua utilização esteja restrita ao valor previamente determinado pela empresa.
Ao escolher entre essas opções, é crucial que a empresa considere suas próprias necessidades e preferências, garantindo que o método escolhido seja o mais adequado para seu contexto e políticas internas.
Em resumo, há várias abordagens para efetuar o reembolso de combustível para funcionários em viagens corporativas.
No entanto, a empresa tem certa flexibilidade para estabelecer suas próprias diretrizes, assegurando, em última instância, que o colaborador seja devidamente ressarcido.
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