Como calcular reembolsos com viagens? Entenda como esses gastos corporativos funcionam
As viagens corporativas são uma excelente oportunidade para fechar negócios e expandir para novos mercados. Entretanto, elas não acontecem de graça. Viagens pedem muitos cálculos para conseguirem se encaixar no orçamento de uma empresa. Neste conteúdo, vamos explicar como calcular reembolsos com viagens. Continue a leitura!
Deixando o glamour de lado, uma coisa é certa: viagens corporativas desempenham um papel crucial nas empresas, pois ajuda a conectá-las com fornecedores, clientes e parceiros, além de servirem como uma estratégia de expansão para alcançar novos mercados e expandir seu nome pelo mundo.
Entretanto, calcular com precisão as despesas relacionadas a viagens de negócios é um desafio que anda lado a lado com esses benefícios. Isso porque, se não forem calculadas adequadamente, essas despesas podem impactar negativamente o orçamento da empresa.
A chave está em compreender a necessidade de cada viagem e analisar todos os aspectos, sempre buscando maneiras de reduzir seus custos e otimizá-los a cada oportunidade.
Essa abordagem consegue maximizar a eficiência na gestão de gastos do colaborador durante viagens de trabalho, medida que vai se estender para outros aspectos de uma viagem, como na definição de um valor coerente para custear alimentação, hospedagem e transporte do funcionário.
Neste post, vamos te ensinar a como calcular o gasto com viagens dos seus funcionários, entender como um valor errado pode comprometer na qualidade das finanças da sua companhia, além de outras informações para otimizar os custos.
Ficou curioso (a) e quer saber mais? Basta continuar a leitura para ficar por dentro de tudo!
Os gastos de uma viagem corporativa
Seja para reuniões, eventos ou visitas a clientes, as viagens de negócios visam estreitar os laços da empresa com seus investidores e demais partes interessadas. Para realizar essas atividades, no entanto, existem despesas essenciais.
Frequentemente, esses valores podem fugir do controle, impactando negativamente as finanças de uma companhia – especialmente das mais desorganizadas financeiramente. Por isso, é essencial contar com um planejamento sólido para viagens corporativas e uma política de reembolsos bem definida.
Quando o plano é estabelecido com antecedência e os colaboradores conhecem as regras, ficará mais fácil proporcionar um ambiente de maior segurança – tanto para os gestores financeiros quanto para a organização na totalidade.
É importante calcular as despesas corporativas?
Sim, é importante. Bastante importante! A precisão na apuração das despesas de uma viagem de negócios é fundamental para uma gestão econômica eficaz e saudável, bem como para evitar gastos excessivos ou desnecessários – e até mesmo fraudes.
Além disso, dependendo da política de viagens da empresa, um cálculo preciso é igualmente crucial para o processo de reembolso aos colaboradores. O mesmo também vale para a cobrança das despesas realizadas fora das diretrizes estabelecidas.
Tanto para a empresa quanto para o funcionário que viaja, essa prática prevem os equívocos relacionados aos recursos financeiros da organização. Por isso, é importante efetuar os cálculos com segurança e atenção.
Na próxima seção, você finalmente vai entender como elaborar os cálculos de despesas da viagem corporativa na sua empresa.
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Como calcular reembolsos com viagens? Confira o nosso guia
Chegou o momento de finalmente pegar a caneta ou o lápis e aprender a fórmula segura e eficaz de calcular as despesas com viagens de trabalho.
Novamente, e para que não haja equívocos, é essencial destacar que o cálculo com gastos de viagens de negócios deve ser realizado antecipadamente. Basicamente como uma parte do planejamento estratégico, ou uma prévia.
Seu propósito é antever e estimar todos os custos que surgirão durante o período da viagem de um funcionário. É importante também estar ciente que despesas imprevistas podem ocorrer. No entanto, é fundamental orientar o colaborador e os gestadores a aderir estritamente às diretrizes internas da empresa estabelecidas previamente para evitar eventuais dores de cabeça.
Se a sua organização ainda não possui uma política de reembolso estabelecida, confira as nossas orientações nesta seção e entenda de uma vez por todas como o cálculo pode ser elaborado.
1. Monte uma lista com todos os possíveis gastos, previstos ou não
Para começar, liste todas as despesas envolvidas em uma viagem corporativa. Valem tanto os gastos previstos, como um orçamento extra para eventuais “surpresas”.
Os principais pontos que não podem faltar incluem passagens de avião ou ônibus; serviços de transporte local, como táxi ou Uber; acomodação em hotéis, pousadas ou Airbnb; despesas com alimentação; seguro viagem e custos relacionados ao uso do veículo pessoal do colaborador.
Familiarize-se com cada uma das despesas que devem ser consideradas ao calcular os custos de viagens corporativas é um passo fundamental, pois, isso permitirá uma compreensão detalhada de como os recursos da empresa são alocados e facilitará o controle financeiro.
É fundamental também destacar que a quantidade e a natureza das despesas podem variar de acordo com cada negócio.
Portanto, é recomendável realizar entrevistas com colaboradores que frequentemente viajam a trabalho, revisar relatórios de viagens anteriores e outras fontes pertinentes. E, sem sombra de dúvidas, tentar compreender o que acontece em uma viagem de negócios.
O objetivo é adquirir um conhecimento completo sobre os gastos relacionados às viagens corporativas, o que possibilitará a criação de uma média de custos para cada deslocamento profissional.
2. Estabeleça uma média de gastos para cada categoria
Após compilar todas as possíveis (e impossíveis) despesas, é necessário estabelecer um valor médio para cada uma delas.
Essa tarefa pode ser desafiadora, uma vez que os custos variam conforme o destino e o colaborador responsável pela viagem. Por isso, é essencial empenhar-se ao máximo nessa etapa.
Ao definir um valor médio, fica mais tangível prever os gastos de uma viagem de negócios sem cair em maus lençóis.
Conheça as nossas dicas para melhor estabelecer uma média de gastos:
- Realize uma pesquisa minuciosa das passagens em plataformas de descontos;
- Verifique os preços dos hotéis em sites de reservas;
- Consulte as médias de gastos com alimentação em fontes seguras e confiáveis;
- Analise as tarifas de táxi, transporte público e todas as opções alternativas;
- Estabeleça convênios sempre que possível para fixar valores e garantir descontos.
Após determinar um valor médio para cada uma das despesas, documente os valores e estimativas e comunique-as ao gestor responsável.
3. Calcule o valor da diária da viagem
Agora chegou a parte difícil, mas essencial: fazer os cálculos. Coloque todos os valores em uma planilha e some todas as despesas. Ao agrupar essas tarifas, você terá uma compreensão clara do valor de uma viagem corporativa para a empresa – o que vai ajudar a facilitar na definição de limites de gastos e a alocação de orçamento.
Segue um exemplo: Imagem a rota de uma viagem de negócios de uma empresa de São Paulo no Rio de Janeiro, com sua duração de três dias.
- 1. Passagem: R$ 500,00 (São Paulo para o Rio de Janeiro, ida e volta, com taxas inclusas);
- 2. Hotel: R$ 300,00 (diária com café da manhã);
- 3. Alimentação: R$ 150,00 por dia;
- 4. Deslocamento: R$ 150 (passeios, ida e volta do aeroporto e outros deslocamentos);
Seguindo o exemplo acima, somando os valores de passagem e deslocamento com o hotel e a alimentação multiplicados por três (equivalendo aos dias da viagem), teremos o montante de R$ 2.000,00.
Por sua vez, esse valor divido por três, equivalente ao valor da viagem, fica um total de R$ 666,66 por dia. Entendeu como funciona?
Vale notar que os valores acima são apenas estimativas e não devem ser considerados definitivos para a geração da tabela de gastos da sua empresa.
4. Estabeleça um orçamento
Agora que você já determinou os gastos estimados para a viagem do colaborador, é importante estabelecer um orçamento (com piso ou teto, se preferir).
Na hora de defini-lo, considere os principais aspectos:
- Uma média de gastos com base no exemplo da seção anterior (somas dos valores considerando os dias de cada diária);
- Some os valores fixos não considerados na etapa anterior, como seguros-viagem ou mensalidade de cartões corporativos, por exemplo;
- Considere uma reserva de emergência no caso de imprevistos, como perda do voo, perda das malas do funcionário, necessidade de estender a duração da viagem, entre outros.
Agora, basta comunicar os valores ao colaborador e ao gestor e estabelecer o limite de despesas para a viagem de trabalho. Não esqueça de incluir todos os gastos conforme a política de viagens da empresa, e procure deixar claros os montantes autorizados.
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