Como calcular a ajuda de custo para colaboradores? Confira as principais informações sobre esse tema!

Saber calcular a ajuda de custo para colaboradores corretamente é fundamental para evitar prejuízos para uma organização, bem como problemas contábeis mediante ao descumprimento de regras previstas na lei.

Apesar de a ajuda de custo não ter caráter salarial, é um direito do colaborador garantido pela legislação trabalhista, e deve ser seguido e entendido muito bem pelos gestores e membros do RH de uma empresa.

Principalmente se você deseja que a sua organização se mantenha nos parâmetros legais e não tenha despesas irregulares incidindo na folha de pagamento e responsabilidades contábeis, gerando prejuízos ao caixa da organização.

Sendo assim, para ajudar você com essa tarefa de calcular a ajuda de custo para colaboradores, nós da StrategyBox preparamos esse post, com as principais informações sobre o tema, continue lendo.

O que é a ajuda de custo para colaboradores?

Para você poder fazer o cálculo da ajuda de custo, primeiro é necessário ter certeza que você sabe exatamente o que é a ajuda de custo, evitando confusões com as diárias, por exemplo.

Brevemente, a ajuda de custo é um valor fixo, pago uma única vez ou esporadicamente, com objetivo de ressarcir o colaborador por despesas externas, obtida por interesse da organização durante a realização de sua função.

Estas tarefas não habituais podem ser:

• Compromissos de trabalho, que ocorrem eventualmente e que demandem o deslocamento do funcionário, que não está atribuído ao seu contrato.
• Locomoção de ma cidade para outra, caso o colaborador tenha sido transferido e mudado de cidade.

Assim, podemos dizer que a ajuda de custo, tem caráter indenizatório, devolvendo um valor pago por um colaborador, durante a realização de tarefas como um almoço com um cliente, um deslocamento para outra cidade ou até mesmo a mudança de residência, por interesse da administração da empresa.

Em outras palavras, sempre que o colaborador for remanejado de seu local de trabalho para outra cidade ou tiver despesas extraordinárias ao seu salário, para cumprir um interesse da organização, deve ser paga a ajuda de custo.

Algumas situações onde a empresa deve pagar a ajuda de custo:

• Transporte da mudança;
• Aluguel da nova moradia;
• Taxas para serviços essenciais, tais como luz e água.

Outra situação comum é quando o contrato de trabalho não prevê que o colaborador realize viagens e serviços externos a empresa, mas que em determinado momento, é preciso que a realize, devendo ocorrer a devolução de valores, devido os custos extras para o colaborador.

Vale ressaltar que, diante do que diz a lei trabalhista CLT, no artigo 547, parágrafo 2.º, a ajuda de custo não deve ser considerada parte do salário, ou seja, não deve incidir na folha de pagamento, férias, folga remunerada ou décimo terceiro salário.

Agora que ficou mais claro o que é a ajuda de custo, compreenderemos como fazer o cálculo dos valores do reembolso, continue lendo.

Como calcular a ajuda de custo?

O cálculo da ajuda de custo deve ser justo para o colaborador e para a empresa, devendo ser reembolsado apenas os custos realmente pertinentes, como hospedagem, transporte e frete dos móveis em caso de mudança de residência, por exemplo.

Para isso, o colaborador pode justificar seus gastos, apresentando para seu empregador comprovantes fiscais de despesas realizadas, bem como apontar custos futuros. Existe também a possibilidade de a empresa realizar esse apontamento, junto à proposta de mudança, com o valor fixo da ajuda de custo para auxiliar no processo.

As opções de apresentar comprovantes ou a definição de um orçamento médio pela empresa também podem ser utilizadas para viagens, compromissos empresariais, cursos e congressos, por exemplo.

Em ambos os casos, a empresa pode ofertar ao colaborador um valor fixo ou combinar com o funcionário que o mesmo use recursos próprios, reembolsando-o posteriormente, de acordo com o valor investido.

Existem diversos custos que devem ser ressarcidos na ajuda de custo, mas em resumo, sempre que o colaborador realizar alguma atividade extraordinária às suas funções – e for gerado um custo para a realização -, é de obrigação da empresa arcar com a despesa.

Como calcular a ajuda de custo no home office?

A ajuda de custo no home office é um pouco diferente, mas segue parâmetros muito parecidos, considerando a adaptação de cada caso.

Existem basicamente duas despesas principais consideradas no cálculo da ajuda de custo, para colaboradores atuando em home office, sendo elas despesas com energia elétrica e internet.

Vale destacar que estes são exemplos de despesas mais comuns e o cálculo depende muito de cada recurso necessário para a execução da função do colaborado.

Outro ponto importante é que a empresa não custeará a totalidade dos gastos, mas sim a quantia exata utilizada durante o período de trabalho.

Dito isso, é importante que a empresa tenha conhecimento de como calcular a ajuda de custo de cada despesa, buscando o menor impacto financeiro e atuando de forma justa e em conformidade com a lei.

Entenda como calcular cada um dos casos abaixo.

Calculando a ajuda de custo com internet

Para os trabalhadores que atuam remotamente, pode ser necessário dois tipos de internet, a móvel e a internet fixa, para ambas é possível calcular a ajuda de custo.

O valor a ser ressarcido, devido ao uso de internet móvel durante o trabalho, pode ser calculado avaliando o consumo médico de dados das tarefas. Ao fazer a adição entre eles é possível identificar quando do plano contratado está sendo usado para o trabalho.

Alguns exemplos consumo por tarefa são:

• enviar um e-mail de texto: 5 KB;
• acessar um website: 300KB;
• enviar um e-mail com anexo: 350 KB;
• baixar um app: 15MB;
• assistir um minuto de vídeo via streaming: 13 MB.

No caso da internet fixa, é possível fazer o cálculo conforme o uso do funcionário durante o horário de trabalho. Nesse caso, é importante saber que a totalidade não deverá ser paga pela empresa, mas sim apenas o utilizado pelo colaborador.

Confira o exemplo:

Internet 100mb = R$ 200/mês = R$ 6,67/dia = R$ 0,275/hora

Se o funcionário  utiliza 8 horas por dia, 5 dias por semana, o total seria de R$ 46,20 para um total de 21 dias comerciais.

Se essa maneira parece complicada, é possível pedir ao provedor de internet o relatório de consumo mensalmente, facilitando o cálculo.

Calculando ajuda de custo com energia elétrica

O cálculo da ajuda de custo com energia elétrica não é complexo, mas é preciso que se saiba a potência de cada aparelho e quantos aparelhos são necessários para a realização do trabalho.

Como fazer o calculo por aparelho:

• identificar a potência dos aparelhos utilizados – normalmente em watts (W);
• dividir o valor dos watts por 1000 para chegar ao valor em quilowatts (kW);
• multiplicar o valor encontrado em kW pelas horas em que o aparelho fica ligado e depois pelos dias do mês;
• com esse valor em mãos, você deve multiplicar pelo valor cobrado do kWh cobrado pela empresa de energia.

Agora que você conhece a forma que deve ser calculado o custo gerado por cada aparelho, confira o exemplo de cálculo das despesas geradas por um notebook com energia elétrica.

Exemplo fictício do custo de energia de um notebook por mês, gastando em média 50 Watts, isto é, 0,05Kw:

• 0,05 kW x 8h diárias x 21 dias úteis = 8,4 kW mensais
• 8,4kW mensais x R$ 0,62* = R$ 5,28 mensais 

Vale lembra que o valor final dependerá do custo da energia elétrica da região onde o colaborador atua.

Como contabilizar a ajuda de custo?

Manter o gerenciamento contábil de uma organização atualizada e bem organizada é um dos pilares para se ter uma empresa próspera e com o financeiro saudável.

E a contabilidade da ajuda de custo deve ser realizada considerando todas as regras regidas pela legislação trabalhista. Principalmente ao considerar que cada negócio tem sua maneira própria de atuar, dependendo sempre do acordo estabelecido entre empresa e colaborador.

Sendo assim, é preciso buscar maneiras eficientes de realizar essa contabilidade. E uma delas é a chamada contabilidade de custo, quando os valores serão registrados na conta de ativo. Em resumo, essa modalidade funciona com o colaborador inicialmente arcando com os custos do próprio bolso e, posteriormente, a organização faz o reembolso do valor.

Mas esse modelo, apesar de parecer simples, requer atenção para que não ocorram mudanças, descaracterizando o reembolso pontual.

É importante que o financeiro realize um bom acompanhamento de despesas, não permitindo a vulnerabilidade do caixa da organização e impedindo que esse valor seja considerado parte do salário do colaborador.

Portanto, é fundamental o registro de cada despesa detalhadamente, definindo cada etapa da movimentação de maneira organizada e transparente.

Outro ponto importante para manter esse controle é reter os comprovantes dos gastos do colaborador. A não retenção desses comprovantes pode afetar diretamente os registros de despesas.

Como pagar e registrar os reembolsos de forma fácil?

Apesar de os comprovantes serem uma maneira muito eficiente e recomendada, nós estamos na era das inovações tecnológicas, portanto é muito importante que a sua organização utilize maneiras automatizadas de realizar o reembolso e enviar os valores para o seu financeiro, mantendo os registros sempre atualizados e seguros.

Para essa tarefa você pode contar com a ajuda da StrategyBox, empresa pioneira e líder de mercado quando o assunto é cartões pré-pagos. Uma forma rápida, segura e fácil de fazer o reembolso de despesas e de obter os registros desses repasses.

A grande vantagem do cartão pré-pago para o pagamento de ajuda de custo é que os depósitos podem ser pontuais, ou seja, a empresa somente ira desembolsar essa verba extra quando realmente for necessário.

Outro ponto interessante é o registro online de transações realizadas no cartão pré-pago, facilitando a contabilidade com informações, como a quantia, horário e local onde o valor foi utilizado.

Ficou interessado na utilização dos cartões para pagar a ajuda de custo ou diárias? A StrategyBox é referência em cartões pré-pago e corporativos, CLIQUE AQUI e conheça todas as opções.