Como gerir gastos corporativos no home office?
O trabalho em home office tem se destacado devido à redução significativa de custos que proporciona para as empresas. No entanto, é importante notar que, segundo a legislação brasileira, os custos relacionados à infraestrutura devem ser cobertos pelo empregador. Entenda como funciona e como gerir os gastos corporativos no home office!
Nos últimos anos, a pandemia de covid-19 desencadeou uma significativa transformação na dinâmica corporativa com a implementação do trabalho em casa em tempo integral ou parcial.
Mudanças na legislação trabalhista, como a introdução de novas tecnologias no mundo dos negócios e o aumento dos custos associados à manutenção de espaços corporativos, tornaram o modelo de trabalho remoto altamente atraente. Por isso, muitas empresas começaram a adotá-lo.
Devido a esses e outros fatores, o trabalho remoto, que antes era considerado uma tendência futura, está se tornando cada vez mais comum nas operações diárias das empresas dos mais variados segmentos e da rotina de muitos profissionais.
Assim, torna-se essencial compreender as maneiras de gerenciar os gastos corporativos no ambiente de home office.
Neste post, vamos te mostrar os benefícios com a adesão do home office, a redução de gastos que a prática oferece, o que dizem as leis e como gerir os gastos corporativos com a prática.
Quer saber mais? Então basta continuar a leitura para ficar por dentro de tudo!
Entenda como o home office reduz custos em uma empresa
Muitas companhias acabam aderindo ao home office por dois pontos principais: praticidade e redução de custos – este segundo fator, por sua vez, é praticamente o mais importante e o que leva muitas empresas a adotarem o modelo.
Veja como o trabalho em casa é capaz de ajudar a diminuir despesas corporativas:
1. Redução das despesas com transportes
De acordo com as leis trabalhistas, os funcionários têm direito ao vale-transporte para se deslocarem de casa para o trabalho. Essa prática, no entanto, não vem de graça: quem adere ao vale-transporte deve estar ciente que a empresa tem o direito de descontar até 6% do salário do funcionário.
Quando a organização adota o trabalho remoto, no entanto, há uma significativa redução desse custo – especialmente quando muitos colaboradores cumprem suas atividades de trabalho sem sair de casa.
É assim essa modalidade se mostra uma alternativa interessante na redução de despesas e, como consequência, aumenta a produtividade dos funcionários.
2. Redução das despesas com a infraestrutura e ambiente
A manutenção de um prédio comercial pode resultar em despesas significativas, como o aluguel ou compra de espaços apropriados, despesas com luz e internet, terceirizados para limpeza dos ambientes e outros.
No entanto, quando uma empresa opta pelo home office, ela só precisa manter o espaço mínimo necessário para encontros essenciais com clientes, reduzindo custos para manter o escritório.
Isso significa que os gastos para manter a estrutura para os funcionários, salas de reunião, mobiliário e áreas de atendimento pode ser consideravelmente reduzida. Sem contar que o home office elimina os custos associados à conservação e manutenção desses espaços.
3. Diminuição das despesas operacionais
Manter o quadro de colaboradores trabalhando em um escritório gera diversas outras despesas, que vão desde o pagamento das contas de água, energia elétrica e telefone até os pequenos gastos diários, como o cafezinho da copa.
Existem também muitos outros custos envolvidos, como a contratação de funcionários para dar suporte a essa equipe, serviços de limpeza, zeladores, porteiros e outros.
Existem custos do home office para os colaboradores?
Com a expansão quase generalizada do trabalho remoto impulsionada pela pandemia da covid-19, uma modalidade contemplada pela legislação trabalhista e frequentemente confundida com o home office, surgiram várias questões relacionadas aos custos associados ao trabalho em casa.
Especialmente porque a maioria das organizações não estava preparada para isso, nem contava com a obrigação de transformar todos os seus processos internos e cultura. Por isso, durante esse período, uma das principais questões que surgiram foi se os empregadores deveriam oferecer uma assistência financeira aos profissionais.
Como mencionado anteriormente, essa modalidade de trabalho remoto pode eliminar despesas relacionadas ao vale-transporte. Entretanto, ela envolve outros custos essenciais, como o consumo de energia e gastos com internet local, despesas diretamente relacionadas à execução das atividades de trabalho.
Portanto, os custos que eram anteriormente suportados pela empresa agora recaem sobre o colaborador. Assim, deve haver um alinhamento entre todas as partes envolvidas na relação de trabalho para resolver essa questão.
Leia também: Férias trabalhistas – Como funcionam e como se organizar internamente?
Como gerir gastos corporativos no home office?
Pronto, chegou a hora de descobrir a melhor forma de gerir os gastos corporativos no home office. Uma maneira direta de calcular seus custos é, basicamente, listando todos os materiais necessários para a realização das atividades de um colaborador.
Em seguida, a missão é a de determinar quais são as despesas diárias correspondentes. Geralmente, os principais gastos com home office envolvem custos com energia elétrica, internet e fornecimento de materiais para o desenvolvimento das atividades (compras com notebooks, computadores, cadernos, canetas, kits de ginástica laboral, entre outros).
Saiba como mensurar os valores mais importantes:
1. Custos de energia elétrica
Uma maneira simples de calcular os custos de energia elétrica é listar os aparelhos a serem usados, como carregadores de celulares, notebooks ou desktops.
Em seguida, determine a potência em watts de cada equipamento, converta para quilowatts (dividindo por 1000), multiplique pelo tempo de uso diário. O montante deve ser dividido pelo número de dias úteis no mês e finalmente pelo preço por quilowatt da empresa fornecedora de energia.
A conta é um pouco complicada, mas o time financeiro deve estar atento para realizá-la da melhor maneira, evitando erros.
2. Custos com internet
Existem duas formas de consumo de internet que precisamos considerar: uso de internet banda larga e uso de internet móvel.
Banda larga
Quando um colaborador faz uso de uma conexão de internet fixa, o método de cálculo considera o valor mensal da assinatura do serviço. Em seguida, é necessário dividir esse montante pelo número de horas trabalhadas semanais.
Mas, geralmente, é comum que as empresas assumam a conta da internet de cada funcionário.
Internet móvel
Para funcionários que utilizam internet móvel, é fundamental calcular o consumo médio de dados para cada uma das tarefas realizadas.
Somando esses valores, é possível calcular o consumo total de dados do profissional durante o dia de trabalho. No entanto, novamente, é bastante comum que as empresas resolvem assumir por completo a conta da internet móvel dos trabalhadores.
Quanto ao reembolso dos custos do home office para os profissionais, siga as orientações fornecidas para calcular exatamente o valor a ser reembolsado pelos gastos com internet, energia elétrica e, em alguns casos, com compra de equipamentos.
Algumas empresas também consideram despesas com ergonomia e podem fornecer equipamentos e cadeiras necessários para a execução das tarefas em casa, de acordo com as necessidades da atividade realizada.
Existem também empresas que, além de todos os valores, custeiam cartões de premiação para que seus funcionários fiquem mais estimulados e, consequentemente, entreguem melhores resultados no trabalho.
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