Quais documentos são necessários para solicitar um reembolso de despesas?

Você já passou pela situação de gastar do próprio bolso em uma atividade de trabalho e depois não conseguir o reembolso por falta de documentação adequada? Esse cenário é mais comum do que se imagina nas empresas brasileiras.

O reembolso de despesas corporativas é uma prática essencial para manter a justiça nas relações de trabalho. Afinal, nenhum colaborador deveria arcar com custos da empresa usando recursos pessoais. Mas para que esse processo funcione de forma eficiente e transparente, é fundamental saber exatamente quais documentos são necessários.

A documentação correta não apenas garante que o funcionário seja ressarcido, mas também protege a empresa de problemas fiscais e assegura conformidade com políticas internas. Conhecer os tipos de comprovantes aceitos, critérios de validade e melhores práticas pode fazer toda a diferença entre um processo simples e uma verdadeira dor de cabeça administrativa.

Segundo pesquisas do setor, cerca de 30% das solicitações de reembolso são rejeitadas na primeira tentativa por problemas na documentação. Isso gera retrabalho, frustração e pode até comprometer a relação entre empresa e colaborador.

Neste post, vamos esclarecer de uma vez por todas quais documentos você precisa ter em mãos para solicitar reembolso de despesas — e como tornar esse processo muito mais simples para sua empresa.

Quer saber mais? Continue a leitura!

O que são reembolsos de despesas corporativas?

Antes de nos aprofundarmos no assunto, que tal entender de forma clara e prática o que é o reembolso de despesas corporativas?

Imagine o seguinte: você sai em uma missão a trabalho, seja uma viagem, uma reunião externa, um evento da empresa, e acaba colocando a mão no bolso para cobrir parte dos custos. Transporte, alimentação, material de escritório… Tudo isso entra na conta.

O reembolso é o jeito da empresa dizer: “Obrigado por bancar isso por um tempo, aqui está seu dinheiro de volta.” Na teoria, o processo é direto: você paga, junta os recibos, preenche um relatório e aguarda a empresa liberar o valor.

Mas, no dia a dia, esse ritual pode se transformar em uma verdadeira maratona de papéis, prazos, aprovações e — claro — aquela temida espera. É por isso que entender bem esse fluxo é essencial, tanto para quem reembolsa quanto para quem precisa ser reembolsado.

Mas por que a documentação é tão importante?

Para empresas que operam no regime de Lucro Real, manter comprovantes fiscais é obrigatório por lei.

Sem os documentos adequados, a empresa simplesmente não pode realizar o reembolso e ainda pode enfrentar complicações com o fisco. O descumprimento pode resultar em multas e problemas na prestação de contas com a Receita Federal.

Já para empresas no Simples Nacional ou Lucro Presumido, embora não seja uma obrigação legal, a documentação continua sendo fundamental para controle interno, transparência e prevenção de fraudes.

A documentação adequada oferece proteção para ambas as partes: o colaborador tem garantia de que será reembolsado, e a empresa mantém controle total sobre seus gastos e conformidade fiscal.

Além disso, documentos bem organizados facilitam auditorias internas e externas, ajudam na identificação de possíveis fraudes e contribuem para um planejamento financeiro mais preciso.

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Quais documentos são necessários para solicitar um reembolso de despesas?

Quando o assunto é reembolso, nem todo papel vale ouro — e saber exatamente quais documentos são aceitos pela sua empresa pode ser o segredo para não ter seu pedido barrado logo na largada.

Pensando nisso, conheça os 7 tipos de documentos fiscais mais comuns no Brasil. Para cada um, explicamos o que ele precisa ter, como usá-lo corretamente e o que não fazer se quiser evitar retrabalho e dor de cabeça. Confira:

7. Nota de Débito

Usada principalmente quando há prestação de serviços, a nota de débito serve para cobrar valores que não podem ser incluídos na nota fiscal principal — como despesas de deslocamento ou alimentação durante a execução do trabalho.

Este documento é especialmente útil em consultorias e prestações de serviço onde há despesas acessórias que não fazem parte do serviço principal.

6. Extratos de Hotel

Os extratos de hotel devem ser detalhados, contendo:

• Período de estadia
• Discriminação dos serviços
• Valores individuais e total
• Dados do hóspede
• CNPJ do estabelecimento

Muitos hotéis oferecem extratos simplificados e detalhados. Para reembolso corporativo, sempre solicite o extrato detalhado, que discrimina todos os serviços utilizados.

5. Comprovantes Bancários

Comprovantes de PIX, transferências e extratos detalhados funcionam bem como documentos complementares, especialmente quando acompanhados de outros comprovantes que expliquem a natureza da despesa.

O PIX tem ganhado popularidade por oferecer comprovantes detalhados e rastreáveis, mas geralmente precisa vir acompanhado de nota fiscal ou recibo que detalhe o que foi adquirido.

4. Fatura de Cartão de Crédito

A fatura pode ser aceita, mas tem limitações. Como não detalha os itens comprados, muitas empresas exigem um documento complementar para validar o reembolso. Sozinha, ela costuma ser considerada incompleta.

Algumas empresas aceitam faturas apenas para determinadas categorias de despesa, como hospedagem ou combustível, onde a natureza do gasto é mais evidente.

3. Recibo de Pagamento

Muito usado por prestadores de serviços e profissionais liberais, o recibo deve ser emitido em duas vias e incluir:

• Identificação completa do prestador
• Identificação de quem pagou
• Descrição detalhada do serviço
• Data, valor e assinaturas
• RG e CPF do prestador

A diferença entre recibo e documentos fiscais é que o recibo não serve para arrecadação de impostos — é apenas um comprovante de pagamento. Por isso, alguns tipos de despesa podem exigir documentação fiscal complementar.

2. Cupom Fiscal

O cupom fiscal tem a mesma validade da nota fiscal, mas vem com um desafio: é impresso em papel termossensível, que se deteriora facilmente com calor, umidade ou simplesmente com o tempo.

A dica é digitalizar o cupom imediatamente após recebê-lo. Assim você evita que as informações “desapareçam” com o tempo. Muitas empresas já exigem que cupons fiscais sejam fotografados no ato da compra.

Cupons emitidos por sistemas SAT (Sistema Autenticador e Transmissor) são mais seguros e duradouros que os tradicionais, mas a digitalização imediata ainda é recomendada.

1. Nota Fiscal Eletrônica (NFe) — O documento mais aceito

A nota fiscal eletrônica é o “padrão ouro” dos comprovantes de despesa. Ela deve conter:

• Nome ou razão social do fornecedor
• Descrição completa do produto ou serviço
• Data da transação
• Valor total discriminado
• CNPJ do emissor
• Código de verificação

Para reembolso corporativo, a nota não deve conter o CPF do colaborador, pois isso caracterizaria compra pessoal e poderia complicar a contabilização da despesa.

A NFe tem a vantagem de ser facilmente verificável online através do código QR ou chave de acesso, o que aumenta a segurança do processo.

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Critérios que todo documento deve atender

Para ser aceito no processo de reembolso sem trazer dores de cabeça para o colaborador, qualquer documento precisa ser:

• Legível e íntegro: sem rasuras, manchas ou danos que comprometam a leitura. Documentos borrados ou com informações ilegíveis são automaticamente rejeitados;
• Completo: com todas as informações obrigatórias — data, valor, descrição, identificação do fornecedor e forma de pagamento. A ausência de qualquer informação essencial pode invalidar o documento;
• Dentro do prazo: a maioria das empresas estabelece prazos entre 15 a 30 dias após a despesa. Solicitações fora do prazo podem ser rejeitadas automaticamente;
• Conforme políticas internas: alinhado com as categorias e limites aprovados pela empresa. Despesas fora da política estabelecida raramente são aprovadas;
• Autêntico: o documento deve ser original ou cópia autenticada. Documentos suspeitos ou que não podem ser verificados são rejeitados.

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O futuro da gestão de despesas

A transformação digital chegou à gestão financeira corporativa. Empresas que continuam dependendo exclusivamente de processos manuais de reembolso estão perdendo tempo, dinheiro e oportunidades de otimização.

O ZipBoxCard não apenas elimina a burocracia tradicional, mas também oferece:

Controle total em tempo real

Com o aplicativo ZipBoxCard, gestores acompanham todas as despesas em tempo real. Não há mais necessidade de coletar documentos manualmente — tudo fica registrado automaticamente no sistema. Cada transação gera um registro instantâneo com data, local, valor e categoria.

Limites personalizáveis

Cada colaborador ou departamento pode ter limites específicos, garantindo que os gastos permaneçam dentro do orçamento aprovado. Os limites podem ser diários, semanais ou mensais, e podem variar por categoria de despesa.

Relatórios automáticos

O sistema gera relatórios detalhados automaticamente, eliminando a necessidade de prestação de contas manual e reduzindo drasticamente o trabalho administrativo. Os relatórios podem ser customizados por período, departamento ou tipo de despesa.

Aceito globalmente

Com a bandeira Visa, o ZipBoxCard funciona no Brasil e no exterior, sendo ideal para viagens de negócios e compras internacionais. Elimina a necessidade de câmbio manual e oferece taxas competitivas.

Tecnologia e segurança

Função contactless, controle via aplicativo e total transparência nas transações oferecem praticidade sem comprometer a segurança. O cartão pode ser bloqueado instantaneamente em caso de perda ou roubo.

Integração com sistemas existentes

O ZipBoxCard pode ser integrado com sistemas ERP e de contabilidade existentes, facilitando a conciliação contábil e o controle financeiro.

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Conclusão

Conhecer os documentos necessários para reembolso de despesas é fundamental para qualquer empresa que ainda utilize esse processo. A documentação adequada garante transparência, conformidade fiscal e proteção tanto para colaboradores quanto para a organização.

No entanto, empresas que buscam eficiência real estão evoluindo para soluções mais modernas. O ZipBoxCard da StrategyBox representa essa evolução — transformando um processo burocrático em gestão inteligente, transparente e em tempo real.

A pergunta não é mais “quais documentos preciso para reembolso?”, mas sim “por que minha empresa ainda não modernizou sua gestão de despesas?”.

Investir em soluções que simplifiquem e otimizem a gestão financeira é investir no futuro da sua organização. É escolher eficiência sobre burocracia, transparência sobre controle manual, e satisfação dos colaboradores sobre processos desgastantes.

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