O que é e para que serve o CAGED?

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Existe no Brasil uma legislação trabalhista ampla e complexa, que visa proteger os trabalhadores do país; assim como fiscalizar, monitorar e penalizar as empresas que não sejam transparentes em suas ações e que não sigam as leis descritas em nossa constituição.

Porém, para conseguir fazer isso é preciso ter mecanismos que atuem no monitoramento e fiscalização, algo que é feito por diferentes ferramentas, o que faz com que mesmo empresários e gestores do Departamento Pessoal acabem não conhecendo a todos eles.

Um desses mecanismos é o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, mais conhecido como CAGED, que é um registro obrigatório a todas as empresas em território brasileiro, independente do tamanho que elas tenham.

Usa para medir o número de demissões e admissões de todos os funcionários contratados sob o regime da CLT.
Usa para medir o número de demissões e admissões de todos os funcionários contratados sob o regime da CLT.

Os relatórios entregues através desse cadastro são essenciais para uma série de ações e planejamentos do governo, e os empregadores que não o fazem são multados de acordo com as regras vigentes.

Mas afinal: o que é e para que serve o CAGED? Para entender melhor sobre do que se trata esse registro, quais são objetivos, consequências de não o fazer, entre outros detalhes importantes, separamos aqui tudo que precisa saber sobre o assunto.

O que é o CAGED?

O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados foi instituída pela Lei n°4923, tornada vigente no ano de 1965.

Ele funciona como um registro administrativo do Ministério do Trabalho e Previdência Social, que o usa para medir o número de demissões e admissões de todos os funcionários contratados sob o regime da CLT (Consoliação das Leis do Trabalho).

Nas informações dadas ao CAGED devem constar a identificação e o nome da empresa e de todos os seus empregados, e toda e qualquer mudança no quadro de funcionários, seja de admissão, demissão ou transferência, deve sempre ser informada dentro dos prazos estipulados pelas regras do Cadastro.

Além de funcionar como um banco de dados o CAGED também é uma ferramenta para que o governo obtenha informações, crie estratégias de como as utilizar e fiscalize certos benefícios que estão ou não sendo pagos aos trabalhadores.

Ferramenta para que o governo obtenha informações.
Ferramenta para que o governo obtenha informações.

Empresas com mais de vinte funcionários em seu quadro devem, obrigatoriamente, adquirir um certificado digital no momento em que entregarem seu relatório da CAGED.

Já empresas com um número menor do que vinte funcionários não precisam desse item, apesar de ser recomendado que ainda assim eles o tenham, já que é uma medida de segurança que também lhes dá direito a algumas outras funções.

Para que serve o CAGED?

O CAGED é, de acordo com a legislação que o rege, um órgão fiscalizador que tem como seu maior objetivo monitorar se os trabalhadores formais estão sendo registrados de acordo com todas as regras vigentes dentro da CLT.

Isso permite que ele funcione como um método de controle, usado pelo Programa de Seguro Desemprego, para conferir dados do trabalhador, de acordo com seus vínculos trabalhistas.

Através disso é possível identificar se o trabalhador tem direito ao seguro desemprego, por quantos meses, se ele o está recebendo de forma correta ou incorreta e qual o valor que deverá ser pago.

Base de dados capaz de gerar medições sobre o crescimento de emprego e desemprego.
Base de dados capaz de gerar medições sobre o crescimento de emprego e desemprego.

Mas, além da sua função como fiscalizador, ele também funciona como uma base de dados capaz de gerar medições sobre o crescimento de emprego e desemprego dentro do país.

Como os relatórios são entregues, em sua maioria, de maneira mensal, é possível criar métricas sobre os números de demissões, que podem gerar um saldo negativo, que demonstra que está acontecendo uma contração no país, ou um saldo positivo, que demonstra um crescimento no mercado de trabalho naquele período.

Através dessas informações o governo é capaz de desenvolver estudos sobre a situação do Brasil e do emprego formal, o que exige que políticas públicas sejam elaboradas de acordo com os números, setores e locais onde as taxas de desemprego se mostram maiores.

O que é o CAGED diário?

Existem duas formas de se registrar o CAGED: o diário e o mensal. A segunda opção costuma ser a mais usada, mas a primeira delas existe para um caso específico onde ela deve ser a primeira e única opção.

O CAGED diário é para momentos em que uma empresa contrata um indivíduo que está recebendo o seguro desemprego, ou já entrou com o pedido para que possa o receber.

Isso acontece porque, ao ser novamente contratado, seja pela mesma empresa ou uma nova organização, o trabalhador deixa de ter direito ao recebimento desse programa social.

penalizados pelo recebimento indevido.
penalizados pelo recebimento indevido.

Para que ele não o receba de forma indevida o governo deve ser informado no mesmo dia em que a admissão for feita, para que assim nem a empresa e nem o trabalhador acabem sendo penalizados pelo recebimento indevido do seguro desemprego.

Isso permite que um dinheiro indevido seja gasto, assim gerando uma economia nos cofres públicos.

Apesar de ser obrigatório apenas nessas situações nada impede que os empresários optem pelo CAGED diário se preferirem, apesar do mensal ser a escolha mais comum.

O que é o CAGED mensal?

O CAGED mensal, como seu nome já sugere, é feito todos os meses, sempre até o sétimo dia do mês.

Nele o empregador deve informar todas as demissões, admissões e transferências realizada no mês anterior.

todas as demissões, admissões e transferências realizada no mês anterior.
todas as demissões, admissões e transferências realizada no mês anterior.

Deixar de realizar o registro dessas informações acaba gerando em uma multa, que é decidida pelo número de funcionários da empresa e o tempo em que ela atrasou o pagamento desse documento.

Como é feita a declaração do CAGED?

O Ministério do Trabalho disponibiliza em seu site um aplicativo que pode ser usado pelas empresas para realizar os relatórios, tanto diários quanto mensais, de forma totalmente online.

Para o fazer o empresário precisa gerar um arquivo que contenha sua folha de funcionários, escolhendo primeiramente se deseja a opção de “CAGED do mês” ou “CAGED do dia”.

Depois de encontrar o arquivo desejado ele deverá preenchê-lo com todas as informações solicitadas, para só então o salvar em seu computador. Feito isso ele irá até o portal do CAGED e selecionar a opção chamada “Analisar CAGED”.

Depois de encontrar o arquivo desejado ele deverá preenchê-lo com todas as informações solicitadas.
Depois de encontrar o arquivo desejado ele deverá preenchê-lo com todas as informações solicitadas.

Em seguida deverá  clicar sobre a opção “Analisar declaração” ou, nos casos em que em que o certificado digital for utilizado, “Analisar declaração com certificado”. O sistema irá então pedir pelo arquivo salvo anteriormente no computador, e depois que ele for enviado basta apenas clicar sobre a opção “Analisar”.

Cada relatório enviado sempre irá gerar um recibo, que servirá como prova de que as informações foram transmitidas corretamente. Esses recibos devem ser salvos e armazenados com segurança, já que podem vir a ser necessários em fiscalizações que a organização possa sofrer no futuro.

Em caso de multa como resolver?

No caso de esquecimento para transmitir o relatório os empregadores devem estar cientes de que deverão pagar uma multa, que irá aumentar de acordo com o tempo em que demorarem para realizar o pagamento e será cobrado de acordo com seu número de funcionários.

A multa deve ser paga no mesmo dia em que a empresa realizar a próxima entrega de relatório para a CAGED, sendo que o valor será calculado pelo sistema e emitido através do Documento de Arrecadação da Receita Federal, o DARF.

A multa deve ser paga no mesmo dia em que a empresa realizar a próxima entrega de relatório para a CAGED.
A multa deve ser paga no mesmo dia em que a empresa realizar a próxima entrega de relatório para a CAGED.

Os valores, até agosto de 2020, seguem o padrão de R$ 4,47 por empregado até 30 dias de atraso, R$ 6,70 por empregado de 31 a 60 dias de atraso e R$ 13,40 por empregado por 61 dias ou mais de atraso.

Nesses casos a empresa seguirá o mesmo passo a passo explicado antes, para declarar o CAGED, sendo que a mudança está no fato de que durante o procedimento o sistema irá apresentar a presença do atraso e pedirá que o pagamento da multa seja feita no mesmo dia da entrega da declaração.

Quais informações são coletadas pelo CAGED?

As informações essenciais para a CAGED são: a identificação da empresa, os nomes de todos os funcionários que já foram e virão a ser demitidos ou admitidos por ela, quais seus cargos dentro da organização e toda e qualquer informação geral que seja relacionada com os itens anteriores.

Quais as consequências quando há erros nas informações do CAGED?

Permitir que as informações do CAGED sejam enviadas contendo erros pode gerar problemas graves para o trabalhador, o que pode gerar consequências igualmente preocupantes para os empregadores, que podem até mesmo serem processados por danos morais.

Se o número do PIS na hora da admissão do funcionário for enviado de forma incorreta ele pode acabar sendo impedido de receber seu abono do PIS no futuro. Da mesma forma, caso o CAGED diário seja feito com algum erro no mesmo número, ele não conseguirá receber seu seguro desemprego.

Gerando problema para o trabalhador.
Gerando problema para o trabalhador.

Já no caso de uma empresa contratar um indivíduo que esteja recebendo o seguro desemprego, e não informar isso através do CAGED diário, ela poderá ser multada e até mesmo punida por fraude.

Por que é importante pagar pelo certificado digital?

O certificado digital é obrigatório a todas as empresas que tenha em sua lista de funcionários um número igual ou superior a 20, e facultativo para todos aqueles que possuem um número inferior a isso.

Ele funciona como uma camada de segurança que dá uma maior garantia de que as informações cedidas ao CAGED não irão ser vazadas ou desviadas em seu caminho online.

O certificado digital é obrigatório a todas as empresas que tenha em sua lista de funcionários um número igual ou superior a 20.
O certificado digital é obrigatório a todas as empresas que tenha em sua lista de funcionários um número igual ou superior a 20.

Apesar de não ser algo obrigatório a essas empresas menores é aconselhado que ainda assim elas a usem, já que seu valor é pequeno e a garantia a uma maior segurança que ela dá aos empregadores é vital para blindar de possíveis problemas.

Além disso, ao pedir pelo certificado digital, a organização permite que seu departamento de contabilidade tenha acesso a outras funções cedidas pelo portal do CAGED, como o acesso ao módulo de assistência à homologação de rescisões de contrato de trabalho.

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Sergio Mizusaka é co-fundador da StrategyBox e COO da empresa. É formado em Administração de Empresas, com MBA em Gestão de Negócios, Inovação e Empreendedorismo pela USP e possui certificação de Coach em PNL pela The Society of NLP. Com um histórico diferenciado e mais de 20 anos de experiência executiva na prestação de serviços, Sergio possui excelentes habilidades operacionais e de desenvolvimento de produtos, sempre focado nas necessidades dos clientes e na otimização das operações para melhoria da qualidade do serviço. Sua visão de negócio e grande capacidade de engajamento das equipes que lidera vem contribuindo muito para o crescimento da StrategyBox e sua liderança no mercado de premiação, incentivo e reconhecimento.